Por
Héctor Sánchez, Vicepresidente de Ventas para BroadSoft en Latinoamérica
Sin
importar el tipo de organización, las reuniones de trabajo son un importante
elemento del día a día de las empresas a nivel mundial ya que tienen como objetivo,
encontrar soluciones a los múltiples retos de las diversas áreas de operación.
No obstante, ¿qué pasa cuando las reuniones no consiguen su objetivo y más que
aprovechar el tiempo, se convierten en una distracción absoluta? Si sale mal,
no solo supone una pérdida de tiempo, sino también de dinero y esfuerzo. La
realidad es que resulta alto el número de reuniones improductivas que se llevan
a cabo en las empresas, en promedio, un trabajador invierte alrededor de 31
horas en reuniones improductivas al mes[1], lo que se traduce en $37 millones
de pesos (de salarios invertidos) en reuniones innecesarias.
¿Qué
estrategias se pueden seguir que permitan el enfoque y eviten la pérdida de
tiempo durante una reunión de trabajo?
Considerar
solamente a las personas necesarias: Evitar invitar a reuniones a todos los
miembros del equipo si no es realmente necesario. Solo deberían asistir
aquellos que sean importantes a la hora de tomar una decisión y aporten valor.
Si asisten todos, esto podría suponer una pérdida de tiempo para algunos y
además la reunión podría alargarse más de lo necesario. Al final de la reunión,
es recomendable notificar a través de una minuta y asignar tareas de cada
persona involucrada y resumiendo lo más importante, a modo de recordatorio.
Enfocarse
en temas concretos: Las reuniones eficaces y productivas se logran siendo
conciso y claro. Seguir una agenda y establecer los objetivos específicos para
quienes asistan a la reunión es primordial. Si durante la reunión surgen temas
interesantes, no los obvie. Anote los detalles en algún documento que se pueda
compartir y posteriormente asegúrese de mantener el documento actualizado
conforme avanza la reunión. BroadSoft
Hub proporciona acceso en tiempo real a los archivos, notas y contenido
relevante para cada interacción - haciendo que las reuniones y conversaciones
sean más productivas.
Mantener
la “conexión” del equipo: Cualquier reunión virtual está expuesta a
distractores, es decir, las personas suelen realizar múltiples tareas al estar
frente a una computadora, sin poner toda su atención en la reunión. Es
importante mantener a todos los elementos de un equipo involucrados y atentos
realizando una reunión en vivo a través de videoconferencia y pantalla
compartida. Si bien las reuniones físicas no se pueden reemplazar en su
totalidad, la tecnología nos permite no sólo escuchar, sino también habilitar
video para todos los participantes de una reunión, independientemente de la
ubicación física.
Finalizar
con un recuento de las acciones: Como resultado de cualquier reunión se deben
estructurar los pasos a seguir y las acciones concretas que se llevarán a cabo
posteriormente. No hay que confiar plenamente en la memoria de los asistentes.
Asignar actividades específicas calendarizadas para cada integrante del equipo
mediante un documento al que todos los asistentes tengan acceso en el momento
que lo necesiten es primordial.
En
conclusión, una cantidad excesiva de reuniones podría afectar la productividad
de cualquier trabajador, hay que aprender a planificarlas, realizarlas de la
mejor manera y únicamente cuando sea necesario. Team-One de BroadSoft empodera
la colaboración a través de espacios de trabajo para equipos. Está totalmente
integrado con aplicaciones empresariales clave. La aplicación coloca todas las
tareas, archivos, mensajes y notas que un usuario de negocios necesita en un
solo lugar, integrando funcionalidades como videoconferencia, llamada en un
clic y pantalla compartida.
Acerca
de BroadSoft:
BroadSoft
es el líder en tecnología de comunicaciones en nube, colaboración y soluciones
de Contact center para empresas y proveedores de servicios en 80 países. Es el
líder en el mercado de comunicaciones unificadas en la nube con una plataforma
segura y de confianza elegida por los proveedores de servicios más importantes
del mundo. BroadSoft permite a los usuarios de negocios y equipos compartir
ideas y trabajar con el propósito de lograr un rendimiento extraordinario.
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