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miércoles, 17 de octubre de 2018

Cómo aumentar la productividad de su empresa y mejorar su gestión en seis pasos


 *Por: Oscar González, señaló Oscar González, Gerente Norte de América Latina – TOTVS.
La apertura de los mercados y la economía pueden verse como un periodo de transición que lleva implícito un cambio de paradigmas para los empresarios; conforme a éstos, la calidad, la flexibilidad, la adaptación al cliente y la oportunidad en la entrega cobran gran importancia.
Entregar cada vez más con menos recursos ha sido un mantra adoptado y repetido por la mayoría de las empresas. Sin embargo, a primera vista, puede parecer contradictorio tener una gestión basada en reducción de costos y aumento de productividad, sin perder la calidad de servicios ofrecidos.
 
Durante el reciente Congreso DCD México 2018, se informó que las pequeñas y medianas empresas siguen apostando por su transformación digital, pues su productividad es de 1.7 a 6.3 veces mayor mediante la incorporación de Tecnologías de Información. 
 
Para optimizar la estructura organizacional y garantizar una gestión eficiente de los negocios es necesaria la adopción de algunas prácticas sencillas de implementación en departamentos específicos, que ayudan a no comprometer la productividad de las empresas, considerando los siguientes puntos:
1.    Combatir a la apatía laboral
Es común observar que el trabajo se expande para ocupar todo el tiempo disponible. Para evaluar si el volumen de la demanda es adecuado a la cantidad de recursos de mano de obra, es necesario evaluar la productividad individual de cada colaborador. 
 
La recomendación para las actividades con mayor volumen, es utilizar el cronoanálisis, una técnica de la industria para evaluar la eficiencia y el tiempo real dedicado a tareas que efectivamente agregan valor al proceso. Con este análisis, es posible verificar los puntos que hacen a algunos profesionales más productivos que otros e identificar procedimientos que optimizan el proceso, promoviendo el intercambio de estas mejores prácticas entre el equipo, que ayudar a mejorar el desempeño de la operación como un todo.
 
2.    Duplicidad laboral
Uno de los principales males de la productividad en las organizaciones es el re trabajo. Sus causas pueden ser diversas, pero las más frecuentes están relacionadas con las interfaces del área con sus clientes internos y externos, como la recepción de solicitudes en duplicidad, con datos incompletos o sin la documentación necesaria. 
  
3.    Tramitología y actividades innecesarias
Es necesario revisar constantemente los procesos para identificar actividades que puedan ser eliminadas o simplificadas. Con el paso del tiempo, algunos procesos se convierten en rutinarios y obsoletos; por ejemplo, el uso de documentos creados para una necesidad específica y que ya no tienen más sentido o la generación de informes personalizados que ya no se utilizan.
 
4.    Definición de plazos y cronogramas
Entre los desafíos a los que se enfrentan casi todas las empresas es cumplir con los diferentes plazos para las solicitudes que involucran a diversos departamentos y personas, lo que incrementa la complejidad en la gestión y exige una mayor disponibilidad del equipo en posibles cargas laborales. La definición de plazos y cronogramas preestablecidos permite contar con un timing y generar sinergia en el procesamiento de las actividades. La consolidación de solicitudes aumenta la previsibilidad y facilitan las actividades de los equipos de trabajo, pudiendo, incluso, evitar la necesidad de horas extras excesivas y asegurar una entrega eficaz.
5.    Uso eficaz de la tecnología
Uno de los factores con mayor impacto en la productividad son las actividades manuales, muchas veces derivadas del uso de diversos sistemas legados, "heredados" de áreas descentralizadas.
 
Para cada necesidad de negocio, hay soluciones de automatización de procesos diferentes, como soluciones de BPM (Business Process Management), Sistemas de Gestión (ERP), entre otras, pudiendo traer resultados más inmediatos o cambios estructurales más complejos. Una tecnología que se está convirtiendo en una tendencia es la automatización de procesos a través de RPA (Robotic Process Automation). Funciona como un asistente virtual que imita actividades realizadas por un humano, automatizando tareas manuales y repetitivas. El RPA permite una rápida automatización de las actividades a un bajo costo de implementación.
6.   Determinación de funciones y plan de carrera
Es común encontrar en las empresas a personas que están desempeñando las mismas funciones. Estos profesionales tienen su costo aumentado a lo largo del tiempo, sin que ello vaya acompañado de un aumento en la misma proporción del valor agregado a la compañía.
 
Para ello, es necesario mantener la estructura de costos bajo control, resultando fundamental el establecimiento de un plan de carrera para que profesionales tengan alternativas de desarrollar nuevas competencias y realizar nuevas atribuciones que generan más valor a la compañía. Otra alternativa es alinear la naturaleza y la complejidad de las actividades a la edad y el perfil salarial de los colaboradores, dando oportunidades de crecimiento para todos.
 
Con la práctica de estas iniciativas es posible garantizar una gestión más eficiente, teniendo como resultados, no sólo la reducción de costos operacionales y administrativos, sino también el aumento del foco en actividades que agregan más valor al negocio, como el análisis de datos y la identificación de oportunidades que traigan ganancias para la empresa.

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