Por
Jesús García, Director General | Ricoh Mexicana
El
actual ambiente económico ha sido desafiante para los negocios, obligando a
casi todas las grandes compañías alrededor del mundo a examinar sus gastos. Los
tomadores de decisión están buscando nuevas formas de reducir costos sin
disminuir su capacidad de competir o dar servicio a sus propios clientes, al
mismo tiempo que eficienticen sus procesos internos. De acuerdo con InfoTrends,
los gastos por la gestión de documentos para la mayoría de las empresas en
todas las industrias representan un promedio de 6% del ingreso. Algunos
ejecutivos que están habituados a las redes y la tecnología para la gestión de
documentos no están familiarizados con la profundidad del gasto.
La
mayoría pueden señalar que la adquisición de copiadoras, impresoras, MFPs,
equipos de fax, software, servidores, suministros y contratos de mantenimiento
es un costo significativo. Sin embargo, todas las empresas continuarán
comprando equipo, pero los márgenes seguirán comprimiéndose, en tanto que, las
ventas de un sistema como Managed Document Services crecerán de manera
constante, ya que ofrece entornos para la producción de documentos mucho más
saludables y oportunidades de una verdadera diferenciación.
En
paralelo, la infraestructura relacionada con el documento – y todos los
procesos asociados con la empresa – ofrecen a la mayoría de las organizaciones
valiosas oportunidades para reducir los costos y mejorar el dinamismo en
general.
Es
por ello que en Ricoh estamos comprometidos con el ahorro de costos, la
eficiencia de los procesos y, por supuesto, hacer que más empresas sean
amigables con el medio ambiente. Y el MDS (Managed Document Services) está
diseñado específicamente para recuperar hasta el 30% de los gastos relacionados
con el documento. MDS controla el capital de costos, incrementa la
productividad, reduce el desperdicio de material y disminuye el espacio
necesario para la gestión de documentos. Con este sistema, nuestra misión es
otorgar poder a las empresas para mejorar sus servicios y reducir costos
relacionados con sus procesos documentales en un 30%, lo cual se puede equiparar
a un 2% de su ingreso anual.
Con
la estrategia de MDS a través de un modelo único de Servicio Externo – que es
un trayecto continuo y de colaboración que incluye la implementación del
Business Process Optimization y de estrategias de Sustentabilidad – garantizamos
una transformación exitosa y rentable mediante la aplicación de la metodología
de la Gestión del Cambio, diseñada para identificar y cambiar permanentemente
las prácticas costosas del usuario final.
Nuestro
enfoque inicia con una evaluación del estado actual y el diseño de un estado
futuro basado en métricas. Posteriormente guiamos la transformación del actual
al ideal, y colaboramos con la alta dirección del cliente para conducir
continua y permanentemente la optimización. Actualmente la mayoría de las
empresas no cuentan con experiencia inhouse para ejecutar iniciativas MDS
exitosas; nuestro enfoque sobre MDS permite a nuestros clientes contar con
nuestro talento especializado para realizar un control estratégico de su
arquitectura de información. Al mismo tiempo, ofrecemos a nuestros clientes un
experto virtual como la Principal Autoridad del Documento (Virtual Chief
Document Officer – CDO) para conducir las evaluaciones del estado actual, el
diseño del plan de trabajo, la implementación y la optimización de los
esfuerzos en curso; ayudamos a nuestros clientes a mejorar el flujo de trabajo
de sus documentos, así como a gestionar y optimizar su infraestructura del
documento.
Las
grandes empresas pierden al año un aproximado de $5.7M por cada 1,000 empleados
debido a una mala gestión de las infraestructuras de información. Nuestra
solución MDS transforma las infraestructuras y permite a las empresas ofrecer
todo mientras se ahorran significativas cantidades de dinero. Como resultado,
los clientes obtienen ahorros sustanciosos, una infraestructura de la
información verdaderamente ecológica y operaciones más agiles.
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