Perú,
13 de septiembre de 2017 – En los últimos años, las organizaciones de todos los
tamaños y en todos
los
sectores han buscado nuevas maneras de mejorar la productividad. Los flujos de
trabajo de captura
de
documentos, se han convertido en la herramienta por excelencia para cubrir esta
necesidad. Con la
fuerte
demanda de los flujos de trabajo de escaneo automatizados, la definición de
Servicios
Administrados
de Impresión (MPS por sus siglas en inglés) se ha ampliado de tal modo que
ahora abarcan
la
evaluación de las necesidades tradicionales de impresión, la gestión y
optimización de dispositivos, y
también,
flujos de trabajo automatizados de captura de documentos.
La
importancia de los MPS seguirá creciendo, a medida que más organizaciones
luchen con la gestión de
sus
documentos en todas sus formas. Pues, de acuerdo con un estudio realizado por
Gartner, se prevé
que
habrá un incremento significativo del 40% en contratos de MPS para 2020. Esto
es, más clientes
buscarán
soluciones que sean capaces de manejar no sólo sus necesidades de impresión,
sino también de
flujos
de trabajo, información y comunicación.
Como
respuesta a estas necesidades, YSoft SafeQ es un software creado para
simplificar y automatizar los
flujos
de trabajo de documentos de una empresa. Una de sus principales bondades, como
primer punto,
es
que ofrece la captura y entrega oportuna de documentos para aumentar la
productividad y liberar a
las
organizaciones de procesos excesivos e ineficaces basados en papel que
perpetúan la ineficiencia
laboral.
En
la forma tradicional para la digitalización de documentos, un archivo pasa por
las siguientes etapas:
escanear
documentos; enviar por correo electrónico a uno mismo; cambiar el nombre y
guardarlos en un
equipo;
recopilar archivos escaneados según sea necesario; enviarlos por correo
electrónico o guardarlos
en
una ubicación compartida; y, finalmente, notificar a las personas relevantes.
Con los flujos de trabajo
automatizados
de YSoft SafeQ, este proceso complejo y demorado se simplifica, facilitando y
compartiendo
la información con las personas necesarias.
La
simplificación y automatización de los flujos de trabajo con YSoft SafeQ
elimina muchos de los pasos
complejos
y a veces frustrantes. El proceso tradicional de digitalización se reduce a
tres etapas principales:
captura,
procesamiento y entrega, con lo cual se obtienen diferentes beneficios:
•
Experiencia de usuario: uno de los mayores obstáculos en la captura de
documentos, son los
complejos
menús y las decisiones que un usuario debe tomar con respecto al formato (jpg,
PDF,
b/n),
y la calidad. Y Soft reduce este proceso con la interfaz intuitiva del
dispositivo MFD mediante
la
selección de una plantilla de flujo de trabajo predefinida, que ya tiene
establecida esta
configuración.
•
Mejora de la precisión de los documentos digitales y de los datos: en la etapa
de procesamiento,
la
exploración resultante se puede nombrar automáticamente basándose en la fecha y
el tipo de
documento
(o de alguna otra manera predefinida). Esto proporciona un formato consistente
para
las
exploraciones y un sistema de archivos más preciso. El procesamiento también
puede incluir
reconocimiento
óptimo de caracteres (OCR) y lectura de código de barras con los cuales se
aplica
el
nombre del archivo.
•
Mejora de la consistencia de los documentos escaneados y del repositorio de
documentos: en
la
etapa de entrega, el flujo de trabajo automatizado define dónde se debe enviar
el documento,
que
puede ser un repositorio basado en la nube o un sistema de gestión de contenido
en la
empresa,
e inclusive, una aplicación vertical de terceros. Asimismo, el flujo de trabajo
puede
definir
quién debe recibir un correo electrónico en automático cuando se ha escaneado
un
documento.
Las
soluciones de flujos de trabajo como YSoft SafeQ, ayudan a coordinar la
actividad de los empleados y
el
acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. A medida que las
organizaciones continúan
digitalizando
sus procesos, los sistemas digitales de almacenamiento de documentos son cada
vez más
utilizados.
Con Y Soft la automatización de los flujos de trabajo hacen que la
digitalización sea fácil para el
usuario,
coherente y segura para las empresas, a la vez que aumenta su productividad
sobre los procesos
basados
en papel.
Acerca
de Y Soft
Y
Soft proporciona soluciones empresariales avanzadas para oficinas que permiten
crear negocios
inteligentes.
Tanto corporaciones como pequeñas y medianas empresas utilizan la plataforma de
soluciones
SafeQ para administrar, optimizar y proteger sus procesos digitales y de impresiones,
así como
sus
flujos de trabajo. Nuestras soluciones para impresoras 3D están dedicadas al
sector educativo, donde
brindan
un flujo de trabajo único, así como excepcionales beneficios de recuperación de
gastos.
Fundada
en el año 2000, la sede de la empresa está ubicada en Brno, República Checa con
oficinas en
Norteamérica
y América Latina; Europa, Medio Oriente y África (EMEA); y la región de
Asia-Pacífico
(APAC).
Si desea más información, visite www.ysoft.com
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