El
informe de LSE ofrece un marco de actuación para conseguir una mayor
rentabilidad de la inversión en viajes corporativos y «gestionar cada milla»
(Manage every mile) recorrida por motivos de trabajo
El
estudio fue encargado por Amadeus a LSE Consulting (departamento de LSE) y sus
conclusiones recogen las perspectivas de los altos directivos de grandes
empresas internacionales
A
menudo, los viajes son una parte fundamental de muchos negocios, con
independencia de su tamaño o sector. Los líderes empresariales son conscientes
del valor que entraña desplazarse y celebrar reuniones cara a cara, a pesar de
su coste. El reto consiste en cuantificar el valor de los viajes para
garantizar que las compañías y los ejecutivos que viajan puedan sacar el máximo
partido de estas inversiones.
El
nuevo estudio de LSE (London School of Economics), encargado por Amadeus,
explora cómo las empresas pueden llegar a comprender mejor sus programas de
gasto en viajes (T&E, por sus siglas en inglés), y mejorar así la
rentabilidad de la inversión.
Con
el título Managing Every Mile («Gestionar cada milla»), este estudio presentado
hoy desvela que la gestión proactiva de los programas de viajes, aplicando las
mejores prácticas y tecnología automatizada, permite a las empresas ahorrar
dinero, aumentar la satisfacción de los empleados y proporcionar una mejor
asistencia en cada milla recorrida.
Algunas
de las recomendaciones principales que se extraen del informe son:
_ Los programas de gastos en viajes deben
concordar con las prioridades estratégicas del negocio: El estudio identifica
seis ejes estratégicos para abordar la gestión del gasto de estos programas:
crecimiento, minimización de costes, eficiencia operativa, productividad del
empleado, mitigación de riesgos e información y análisis de la gestión. Estas
prioridades suelen estar vinculadas con distintas áreas, pero los directivos
consultados coincidieron en que las empresas solo sacarán el máximo partido de
su inversión en viajes cuando todos sus objetivos estén alineados.
_ El gasto no es el único modo de gestionar las
necesidades de viaje: Dos tercios de los directivos afirmaron que el proceso de
gestión de gastos causa frustración a los usuarios y molestias administrativas
a la dirección. La ausencia de buenas prácticas en las etapas iniciales del
proceso de gestión del viaje, en particular durante las reservas y su
aprobación, repercute en la experiencia de los viajeros e incrementa la
complejidad de la fase de tramitación de los gastos.
_ La tecnología desempeña un papel esencial a
la hora de aplicar buenas prácticas en la gestión de los programas de viajes:
Los directivos son claramente conscientes de la contribución revolucionaria de
la tecnología a la hora de aprovechar al máximo las ventajas de los programas
de viajes. Alrededor del 60% de los directivos encuestados señaló que estaba
considerando realizar cambios en sus sistemas informáticos y de programas de
viajes en los próximos tres años para facilitar una mejor gestión de los gastos
de estos programas, en vez de aplicar estrategias centradas en el control de
costes.
Alexander
Grous, profesor del departamento de Medios y Canales de Comunicación en LSE y
autor del informe, comentó: «Las empresas deben implementar un marco integral
para la gestión del gasto de los programas de viajes si desean obtener el máximo
rendimiento de su inversión. El marco que hemos diseñado identifica cinco
etapas principales, todas cimentadas en la tecnología: financiación
estratégica, compra, apoyo y asistencia al viajero, gestión de gastos y
análisis y respuestas. Si se implementan buenas prácticas en cada una de estas
fases, las empresas lograrán optimizar la gestión del gasto de los programas de
viajes y garantizar una rentabilidad máxima, a la vez que propician una
eficacia operativa mejorada y una mayor satisfacción de los empleados».
Arlene
Coyle, CCO Corporate Solution Sales y Marketing of Business Travel de Amadeus,
explicó: «Los grandes catalizadores sociales, tecnológicos y económicos están
transformando los viajes de negocio. Estamos presenciando cómo cambian las
necesidades de los viajeros y la naturaleza de los espacios laborales, de modo
que requieren un dinamismo y flexibilidad mucho mayores en cuanto a la gestión
de los viajes».
Y
añadió: «Si bien no existe una solución única, este estudio revela diversas
oportunidades para mejorar la rentabilidad de la inversión en viajes, en
especial a través de un aumento del uso de la tecnología. Además, al actuar más
allá de los costes y centrarse en lo que los viajeros quieren o necesitan, en
cómo debe tramitarse la reserva y en el efecto que esto tiene sobre la
productividad y el compromiso, las empresas pueden conformar mejor sus
programas de viajes y crear mejores itinerarios para sus viajeros».
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