Por: Tatiana Treviño, Industry Marketing & Communications Manager en UKG
El trabajo de Recursos Humanos es dinámico y multifacético. Los
profesionales de Recursos Humanos tienen que ser psicólogos,
entrenadores, carismáticos y analistas de números. Necesitan una visión
jurídica, habilidades de marketing y conocimientos tecnológicos. Cada
vez más, se espera que los gerentes de Recursos Humanos conozcan el
negocio por dentro y por fuera, que actúen como consultores y
visionarios y que se aseguren de que los colaboradores estén
comprometidos y tengan una experiencia positiva.
Además de todo esto, está la parte transaccional. Hay que rellenar y
archivar el papeleo. Hay que seguir procesos por más obsoletos que sean.
Hay que hacer un seguimiento de los documentos que faltan o que no
están actualizados para cumplir con normativas. Según Bersin by Deloitte, este departamento dedica el 41% de su tiempo a estas actividades transaccionales.
Si bien estas actividades son absolutamente necesarias, el tiempo
requerido para completarlas es desproporcionado con respecto al valor
que generan. Recursos Humanos está perdiendo la oportunidad de asignar
su tiempo y talento a las actividades estratégicas de su área, que
tienen un impacto directo en las personas y, en última instancia, en los
resultados de la organización. A continuación se presentan 5 tipos de
actividades que desperdician el tiempo de Recursos Humanos.
Asesino de Productividad #1: Documentos de papel
El papel es el mejor asesino de la productividad, no
sólo para el equipo de RRHH, sino también para los colaboradores. El
proceso de escanear, copiar, enviar por correo electrónico, archivar y
recuperar documentos es una gran pérdida de tiempo. Todas las funciones
de Recursos Humanos -beneficios, formación, contratación, relaciones con
los empleados, talento- generan algún tipo de documento de los
empleados. En todas las áreas, el expediente medio contiene unos 24 documentos diferentes
y cada documento puede incluir varias hojas de papel. Con este volumen y
alcance, es fácil ver cómo desaparecen innumerables horas para
gestionar los expedientes en papel.
Asesino de Productividad #2: Procesos engorrosos
Cada evento del ciclo de vida de un colaborador, como ascensos o cambios
de estado de vida, da lugar a algún tipo de proceso que comprende una
serie de interacciones, formularios, sistemas, aprobaciones, partes
interesadas, etc. Los procesos
son necesarios en la mayoría de los casos ya que ayudan a mantener el
orden y la coherencia. El problema surge cuando no se evalúan
regularmente y acaban siendo procesos burocráticos.
A medida que el negocio cambia,
los procesos pueden volverse innecesarios o duplicados, o generar
cuellos de botella. Los procesos engorrosos y complicados crean trabajo
extra y confusión para todos. Los empleados se distraen de sus tareas
cotidianas y Recursos Humanos pierde tiempo de contacto con los
colaboradores.
Asesino de Productividad #3: Solicitudes de rutina
Una gran pérdida de tiempo para la primera línea de Recursos Humanos es responder a las peticiones rutinarias de los empleados, aquellas que se preguntan habitualmente y que no varían mucho en función de cada caso. Por ejemplo, "¿Cuántos días de vacaciones tengo?" o "¿Cuál es la política de bajas por enfermedad?" podrían resolverse de forma más eficiente al ofrecer la posibilidad de autoservicio.
Puede que se pregunte: "¿Pero no es el objetivo de Recursos Humanos ser accesible y proporcionar un toque humano?".
No se trata de eliminar las interacciones de alto contacto, sino de
preservar los recursos que las respaldan para cuando son más necesarias,
como cuando un empleado es relocalizado o se va por maternidad.
Asesino de Productividad #4: Gestión por casos
Aunque los empleados puedan acceder a la información de Recursos Humanos
por su cuenta, siempre habrá casos que requieran la participación de
algún gerente del área. Estos casos consumen naturalmente mucho tiempo
del área porque son más complejos, y la forma en que se gestionan estos casos en el backend también influye en el tiempo que consumen.
Las listas de distribución de correo electrónico, los formularios
manuales o los horarios de atención al público son en gran medida
ineficaces porque dificultan el seguimiento del historial y el estado de
un caso, la colaboración con otros miembros del equipo en la resolución
o la comprensión del volumen y los tipos de solicitudes. También se
pierde tiempo cuando los casos se dirigen a la persona de RRHH
equivocada, lo que ocurre a menudo con las tácticas manuales mencionadas
anteriormente.
Asesino de Productividad #5: Sobresaturación de datos
Los datos son sin duda una parte fundamental de la estrategia de RRHH.
El proceso de mejora continua se basa en datos que responden a estas
preguntas "¿Dónde estamos ahora?" y "¿Dónde queremos estar?".
La información que se genera es necesaria para conseguir la aceptación
de nuevos programas o tecnologías por el área directiva.
Los datos sólo se convierten en una pérdida de tiempo cuando no están optimizados para que RRHH trabaje con ellos.
Es demasiado fácil perder horas de trabajo en una madriguera de
información. Los datos deberían facilitar al área la obtención de
información sobre las necesidades de los empleados, ver dónde se pueden
hacer mejoras y hacer un seguimiento del rendimiento de RRHH a lo largo
del tiempo.
Más tiempo para las actividades estratégicas de RRHH, más tiempo para las personas
Con menos tiempo dedicado a las tareas administrativas, Recursos Humanos
puede dedicar más tiempo en el día para las interacciones
significativas con los colaboradores, la contribución y participación
entre las funciones, el aprovechamiento de los datos y las ideas, la
implementación de nuevos programas, y el impacto en la experiencia laboral.
Estas actividades estratégicas de RRHH ayudan a crear una plantilla
feliz, eficaz, productiva y comprometida. En otras palabras, menos
tiempo dedicado al papel y a los procesos se traduce en más tiempo
dedicado a las personas.
|
|
En UKG (Ultimate Kronos Group), nuestro propósito es la gente. Construida a partir de una fusión que creó una de las mayores empresas en la nube del mundo, UKG cree que las organizaciones tienen éxito cuando se centran en su gente. Como proveedor líder mundial de soluciones de HCM, nómina, prestación de servicios de RRHH y gestión de la fuerza laboral, UKG ofrece las galardonadas soluciones Pro, Dimensions y Ready para ayudar a decenas de miles de organizaciones en todas las geografías y sectores a obtener mejores resultados empresariales, mejorar la eficacia de los RRHH, agilizar el proceso de nómina y ayudar a que el trabajo sea una experiencia mejor y más conectada para todos. UKG tiene 13.000 empleados en todo el mundo y es conocida por su cultura de inclusión en el lugar de trabajo. La empresa ha ganado numerosos premios por su cultura, productos y servicios, incluyendo años consecutivos en la lista de las 100 mejores empresas para trabajar de Fortune. Para obtener más información, visite ukg.com.
© 2021 UKG Inc. Todos los derechos reservados. Para obtener una lista completa de las marcas comerciales de UKG, visite www.ukg.com/trademarks. Todas las demás marcas comerciales, si las hay, son propiedad de sus respectivos dueños. Todas las especificaciones están sujetas a cambios.
No hay comentarios:
Publicar un comentario