THE VIP por Teresa González - Carrera - EVENTOS, CONFERENCIAS DE PRENSA; COMO LLEVARLOS ACABO DE MANERA CORRECTA.

       
                              

Si estas planeando u organizando un evento empresarial o institucional estas son algunos consejos que debes tomar en cuenta, para que no se salga de contexto la información que darás a conocer y tu evento resulte no exitoso, pues podría no beneficiarte si no lo realizas de la manera correcta.

Primero que nada dejemos en claro ¿Qué es una Conferencia de Prensa?

Una Conferencia de Prensa es un acto informativo convocado por una persona, organismo o entidad al que están invitados los medios de comunicación para informar acerca de un tema relevante o que pretende ser difundido para el conocimiento de diversas audiencias a través de los medios de comunicación.

Pero a medida del tiempo esto se ha venido modificando, toda vez que la industria esta en constante cambio, por lo cual a tales eventos también son convocados Influencers, Bloggers, Youtubers.

Para que tu Evento o Conferencia no termine siendo un desastre --como algunos casos que me han tocado vivir-- y sea todo un éxito, debes cubrir muchos aspectos, pero aquí te comparto algunos de los mas importantes.

Desde el trato con la prensa, el lugar correcto para realizar el Evento, la hora indicada. Deberás seguir estos sutiles pero sencillos consejos si quieres que todos hablen de tu conferencia de prensa y que la información que compartas llegue a la audiencia correcta.

Antes de Evento.

Te recomiendo mandar con un mes de anticipación el “Save the Date” para que las personas convocadas, en este caso los representantes de los Medios, reserven la fecha para tu evento y, posteriormente, mandar la invitación. Recuerda que no eres el único solicitando su presencia y la mayoría de los periodistas que conozco me han comentado que le dan mayor prioridad a la invitación que llega primero o bien a la de la fuente relevante por ser empresa, organismo o emisor couya actuación afecta de manera preponderante la vida social, política, económica, cultural, científica, etc, de un sector de la población, del país o a nivel global.

Ocurre también que dan prioridad a las invitaciones de los amigos del editor, del jefe de información o del dueño del medio.

La invitación de los clientes del medio, sin duda, ocupa el criterio de elección superlativo e incuestionable.

Otro criterio de selección de invitaciones para cubrir eventos es la del mejor trato. Quien trata de la mejor manera a los reporteros y demás representantes de los medios que son enviados a cubrir eventos, ocupan un lugar privilegiado. La invitación a un evento informativo en un buen desayuno o una buena comida, pueden garantizar una buena concurrencia y una buena cobertura informativa y un buen despliegue de información publicada, respecto a eventos donde no haya agua o solo haya agua, cafe y galletas.

Lugar del Evento.

Dependiendo de la logística del evento, o si se trata de un lanzamiento, es importante determinar un riterio para elegir el lugar lugar que debas escoger; pero no olvides tener siempre presente la cantidad de invitados, ubicación y la capacidad del lugar.

En la Ciudad de México hay muchos lugares. En Reforma o Polanco los hay de excelente ubicación y accesibilidad. Ten en cuenta que siempre puedes transformarlos para que luzcan diferentes, con un activo de originalidad, dependiendo del enfoque del evento.

He acudido invitada a un lugar para cubrir eventos distintos y siempre luce diferente. Ten en cuenta que sea en un lugar estratégico, conveniente y cómodo para que todos tus invitados asistan. Esto nos lleva al siguiente punto.

Hora del Evento.

El horario del evento o conferencia es de suma importancia, ya que de esto dependerá la asistencia de los medios convocados. Existen tres horarios clave y pero cada uno de ellos tiene su particularidad e importancia.

08:00 - 10:00 hs.
En este lapso son los Desayunos de Conferencias con Medios. Este horario normalmente se llevan acabo los lanzamientos de Marcas para anunciar nuevos productos o estrategias de publicidad.

Si piensas en escoger este horario para cualquier Lanzamiento o Conferencia piensa muy bien el lugar en donde será realizado, ya que si llegas a escoger un sitio en el Pedregal podría disminuir considerablemente el numero de asistentes a tu evento o causar molestias por el trafico a esa hora.

13:00 - 14:30hs.
En este horario se llevan acabo las Comidas Conferencias. Si es así no olvides

poner en la invitación que se trata de una comida. Este horario es mas especial y esta dirigido a marcas de altos Corporativos, ya que normalmente se cuenta con la presencia del CEO quien será el principal vocero.

Si buscas realizar el mejor de los eventos y que la prensa conecte con la marca de manera inmediata, este sin duda es el horario para ti, ya que se tiene la oportunidad de poder hablar con los voceros, directivos y operadores principales, acerca de la información que estas presentando. Tu comida puedes ser en un buen restaurante, como en algún salón en Reforma, Polanco y la colonia Roma.

17:00 - 19:30 hs.
Cocktail de Lanzamiento o celebración. Esta es la hora de los grandes lanzamientos. Cocktail de celebración de una marca o corporativo, un evento en donde se lanzan nuevos productos o se dan a conocer nuevas marcas.

Se debe ser muy cuidadoso con este tipo de eventos ya que si bien puede ser un éxito, también puede molestar a la prensa por una mala organización, en especial si es masivo y esto podría perjudicar tanto a la persona que lo realiza, como a la marca o institución.

Para este evento no olvides reservar los lugares de los Medios (Camarógrafos, Fotógrafos, Editores y Reporteros), no importando si es masivo o un evento mas privado.

Por el horario procura que sea en Reforma o en Polanco, por cuestiones de trafico y comodidad a tus invitados.

Después del Evento.

Realiza un monitoreo, seguimiento de los medios que hablaron acerca del evento. Envía la información y fotografías acerca de todo lo que se anuncio. Y agradece de manera personalizada a los medios asistentes.

Con estos consejos tu Evento o Conferencia será todo un éxito.

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