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jueves, 25 de octubre de 2018

Cómo gestionar el tiempo en una empresa para lograr la mayor productividad


  • México es de los países menos productivos y donde más horas se trabaja.
Ciudad de México, 25 de octubre de 2018.- En una PYME es imprescindible organizar y gestionar correctamente el trabajo del día a día, cuando no se dispone de muchos recursos, optimizar al máximo el tiempo de trabajo ayuda considerablemente a mantener niveles óptimos de productividad. Sin embargo, es habitual que muchas pequeñas y medianas empresas canalicen la mayoría de su esfuerzo en el trabajo que genera directamente los ingresos y dejen desatendidos aspectos que podrían ayudarles a ahorrar tiempo y dinero.
Según datos de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE), México es de los países que más horas trabajan, pero también, uno de los peores en cuanto productividad laboral se refiere. El promedio de productividad laboral a nivel mundial es 50 sobre 100 y el resultado de nuestro país llega a 20, de acuerdo a los parámetros de la OCDE.
“En muchas empresas aún siguen creyendo que entre más se trabaje, serán más productivos, sin embargo, esto no suele ser así. Uno de los principales problemas por los que no se sacan los pendientes en tiempo y forma, sinónimo de improductividad, es la falta de la organización”, aseguró Jorge Hernández, CEO de Cucorent, empresa de soluciones tecnológicas de control de acceso y de asistencia de recurso humanos.
5 consejos que pueden ayudarte a optimizar el tiempo de trabajo:
1. Delimita claramente los horarios
Es básico que se establezcan horarios bien determinados en la oficina y que todos los empleados los conozcan. No se trata de que sean horarios estrictos, aunque una empresa tenga horarios flexibles, lo importante es que los trabajadores tengan claras las horas en las que pueden comenzar o acabar su jornada laboral.
Asimismo, es muy práctico para poder organizar ciertos procesos de trabajo, que se establezca un calendario anual donde se indique toda la información relevante: días festivos que cierra la empresa, en qué periodo se pueden elegir las vacaciones, etc. Toda esta información ayudará a los empleados a planificar mucho mejor.
2. Organización de tareas diarias
Los programas que ayudan a los empleados a organizar sus tareas diarias son una excelente herramienta que no sólo ayuda a no olvidar ninguna actividad, también ayudan a los empleados a identificar las tareas que les han llevado más tiempo de lo esperado, aquellas tareas diarias que les consumen demasiado tiempo y que podrían recortar, esto para saber cuáles deberían tener prioridad.
3. Sistema de control de acceso
Tener un sistema de control en el trabajo permite a las organizaciones flexibilizar el horario de los empleados sin renunciar a mantener un control sobre las horas que labora cada trabajador, lo que a su vez ayuda también a recursos humanos a la hora de elaborar las nóminas, entre otras cosas. El sistema de control con huella digital como los que oferta Cucorent, es el más demandado actualmente para este tipo de tareas, ya que al no emplear tarjetas ni otros elementos externos, son más económicos y seguros.
“Tradicionalmente el uso de un reloj checador se ha asociado con el trabajo en fábricas y el cumplimiento estricto de horarios, sin embargo, esto ha cambiado hace años. En la actualidad, muchas empresas se benefician del uso de los relojes checadores para promover la flexibilidad horaria, ahorrar tiempo al departamento de recursos humano y mantener una adecuada organización”, comentó Jorge.
4. Realizar limpiezas de manera periódica
Un espacio de trabajo limpio es imprescindible para evitar el estrés e incluso algunos problemas de salud, esto es una obviedad. En el caso de nuestras cuentas de correo electrónico, muchas veces acumulamos una gran cantidad de emails inservibles o que están completamente desorganizados.
La pantalla del escritorio suele ser otro de esos lugares “críticos” donde se acumulan una gran cantidad de documentos, imágenes, y cosas que se quedan ahí a la espera de ser guardadas en una carpeta o “por si me pueden servir en algún otro momento”. Al final, lo que esto provoca es que cuando vamos a buscar algo que realmente necesitamos, tardemos más en encontrarlo, por lo que es imprescindible mantener el orden.
5. Genera un entorno de trabajo saludable
Cuando una persona está descansada y motivada es más productiva. No incentives el presentismo (lo que coloquialmente conocemos como “calentar el asiento”), recuerda a tus trabajadores que tienen que “desconectar” cuando acaba su jornada laboral y propicia, en la medida de lo posible, los momentos de descanso en la oficina (es importante descansar de vez en cuando durante unos minutos para poder despejar la cabeza, estirar las piernas y cambiar de postura).
Trata de incentivar un clima de trabajo agradable. Está demostrado que un ambiente hostil perjudica a la productividad, los empleados tienden a retrasar problemas por miedo y la motivación se ve gravemente mermada.

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