Así lo revela una
nueva investigación de Kaspersky Lab ‘Sorting out digital clutter
in business’. La compañía advierte que pueden usar estos datos
para sus propios fines, eliminarlos o dañarlos accidentalmente.
De esta manera, el
riesgo de acceso no autorizado a los archivos de trabajo podría
provenir de la parte más obvia: los empleados que ya no están en
una empresa pero que no han sido desconectados del servicio de correo
electrónico corporativo, la aplicación de mensajería o los
documentos de Google. “La situación es especialmente preocupante,
ya que estos bienes incluyen propiedad intelectual, secretos
comerciales u otros datos protegidos o confidenciales que, si no se
controlan, podrían ser utilizados por ciberdelincuentes o
competidores para su propio beneficio”, advierte la compañía.
Entre los que respondieron a la encuesta, el 72% admitió trabajar
con documentos que contienen diferentes tipos de datos
confidenciales.
El estudio también
encontró que, debido al desorden de los datos digitales, los
empleados necesitan tiempo para encontrar el documento o los datos
correctos almacenados en diferentes lugares. Al 57% del personal de
oficina le resultó difícil localizar un documento o archivo durante
su trabajo. Una cantidad similar (58%) también utiliza el mismo
dispositivo para el trabajo y el uso personal, lo que significa que
la información contenida en diferentes dispositivos puede ser
duplicada o quedar desactualizada, lo que genera confusión y
posibles errores en el trabajo.
Este desorden
digital también puede comprometer los datos si caen en manos de un
tercero, o incluso de un competidor. Las consecuencias de esta
situación podrían tomar la forma de penalidades y demandas legales
con los clientes, como resultado de la violación de un acuerdo de
confidencialidad (NDA) o de una ley de protección de datos, analizan
los especialistas de Kaspersky Lab.
El problema del
acceso adecuado a los recursos laborales lo pone también de relieve
el hecho de que poco menos de un tercio (29%) de los trabajadores
admite que comparte con algún colega su nombre de usuario y
contraseña para un dispositivo de trabajo. En la actual cultura de
oficina de espacios abiertos y formas colaborativas de trabajo, los
empleados a menudo se inclinan más a no establecer límites, sino a
compartir todo con sus colegas, desde clips e ideas hasta
escritorios, tareas e incluso dispositivos. Los malos hábitos con
las contraseñas y una actitud liberal hacia los datos corporativos
confidenciales pudiera parecer inofensivo y no llevar directamente a
una violación, sin embargo, demuestra la necesidad de educar más
ampliamente acerca de los riesgos.
“El desorden de
los archivos digitales y el acceso incontrolado a los datos a veces
pueden generar violaciones e incidentes cibernéticos pero, en la
mayoría de los casos, es probable que se produzcan interrupciones en
el trabajo de la oficina, pérdida de tiempo y pérdida de energía
en lo referente a la recuperación de archivos perdidos. Para las
empresas, especialmente las empresas pequeñas y en desarrollo activo
que se esfuerzan por ser eficientes y competitivas, la situación es
muy indeseable. Combatir el desorden, administrar cuidadosamente los
derechos de acceso y usar soluciones de ciberseguridad no consiste
solo en proteger contra las amenazas informáticas. Es la garantía
de hacer un trabajo eficaz sin interrupciones, donde todos los
archivos se encuentren en el lugar correcto y los empleados puedan
dedicar su tiempo a lograr los objetivos del negocio, teniendo a mano
todos los datos que necesitan”, dice Sergey Martsynkyan, director
de Marketing de Productos B2B en Kaspersky Lab.
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