El fin de año es normalmente una época llena de dicha, pero si eres dueño de una PyME, diciembre puede convertirse en uno de los meses más estresantes y demandantes debido al cierre contable.
Pero, ¿qué es el cierre contable?
Es un ejercicio que consiste en cancelar todas las cuentas del ejercicio del año corriente, y trasladar los resultados al balance anual. Lo que también se puede traducir en cerrar todas las operaciones económicas realizadas entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.
¿Por qué es importante realizarlo?
Este ejercicio te ayudará a conocer el balance final de tu negocio, y a identificar si durante este año obtuviste ganancias o generaste pérdidas. Esto se hace a través del análisis de tus cuentas de resultados, incluyendo ingresos, gastos y costos, entre otros estados financieros.
Importante: es vital aclarar que el cierre del ejercicio contable y el cierre fiscal, son dos temas diferentes. Normalmente el cierre fiscal es el más conocido y se presenta a más tardar el 31 de marzo de cada año, como parte del proceso de declaración anual ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT).
“Es importante recordar que previo a la declaración anual, hay un paso vital, que es la realización del cierre contable en diciembre. Este es el procedimiento que todas las organizaciones, sin importar su tamaño, deberían hacer cada año para conocer el resultado de su ejercicio financiero”, comentó Ana Zaldívar, directora de producto de QuickBooks México. “Darle a este paso la seriedad que requiere permite que las empresas pueden realizar el cálculo de las ganancias o pérdidas que hayan tenido durante el año y, a partir de ello, no solo calcular la cantidad de impuestos que como personas morales les corresponde pagar sino también saber qué mejoras deben hacer para el desarrollo de su negocio”, agregó.
Teniendo en cuenta lo anterior, y para que el cierre contable no sea tan complicado, QuickBooks, la plataforma de administración y facturación en la nube, se dio a la tarea de preparar una guía básica con 5 puntos clave para que emprendedores y PyMEs puedan llevar a cabo esta actividad de manera exitosa y sencilla:
- Revisar que tu negocio no tenga cuentas por pagar y cobrar pendientes en el sistema de facturación. Esto es primordial para determinar si hay pérdidas o utilidades en el ejercicio corriente, además de prepararte o verificar si te afectarán posibles devoluciones.
- Verificar que todas tus obligaciones y pagos estén en orden y se hayan hecho en tiempo y forma.
- Examinar que el inventario físico de tu negocio coincida con tus compras y ventas. En caso de presentar alguna merma, revisa que este se haya considerado como tal.
- Hacer lo necesario para mantener un flujo de efectivo sano, esto es checar que se cuenta con el capital necesario para mantener tus operaciones en orden: pagar salarios, rentas, servicios, proveedores, impuestos, etc.
- Considerar los gastos deducibles.
Otro aspecto fundamental para un cierre de año exitoso consiste en la actualización constante de tu contabilidad, es decir, para el siguiente año procura no dejarlo al final y, en su lugar, actualizar de manera periódica. De este modo, al final del año, esto debe convertirse más un trabajo de revisión que de talacha acumulada. Asimismo, es recomendable incluir tecnología en tus procesos para facilitarte la vida y automatizar algunos de ellos. Un plus sería seleccionar tecnología basada en la nube, ya que te permite tener acceso a la información que necesitas en el momento que lo requieras y desde cualquier dispositivo.
Para cerrar, es muy importante tener presente que este no es un simple trámite administrativo y, más allá de la obligación fiscal, es una práctica que ofrece información valiosa para conocer y analizar la situación de tu negocio durante todo el año y con esto fomentar la toma decisiones de una manera más inteligente, con miras a mejorar el futuro de tu negocio.
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