¿Qué es la gestión de proyectos y cómo puede beneficiar a tu empresa?

 

Ciudad de México. 3 de mayo de 2021. La gestión de proyectos es un concepto de mayor oportunidad en nuestro país. Muchas veces se ve como una actividad meramente técnica, pero también es una habilidad que toda empresa debe poseer para así asegurar un cumplimiento estratégico y para ser adaptable y flexible a los cambios del mercado.   Toda organización grande o chica, local o global, gubernamental o privada que tiene estrategia y objetivos de negocio lo lleva a cabo no solo a través de la ejecución de sus operaciones en el día a día, sino también a través de la ejecución de acciones para crear nuevos productos o mejorar los ya existentes, y así crear valor diferencial en el mercado y mantenerse competitiva en su nicho o industria.   Esas acciones típicamente son temporales (tienen una fecha de inicio y de fin), un presupuesto, unos beneficios esperados e involucran recursos físicos y humanos de la organización. El agrupamiento de esas acciones son lo que llamamos un proyecto y podemos tener proyectos complejos que pueden tomar mucho tiempo para producir el resultado final (como una nueva vacuna, un desarrollo infraestructural, o una nueva versión de un software) o quizás son a corto plazo tal como una campaña de marketing, organización de un evento, implementación de políticas y procedimientos, entre otros.   Sin embargo, a pesar de esas diferencias de naturaleza, complejidad, e industria estos proyectos siempre tienen en común el que necesitan ser ejecutados siguiendo ciertos principios básicos para asegurar que produzcan el beneficio esperado.   La gestión de proyectos es algo muy similar al concepto anterior. Project Management Institute lo define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades que conforman un proyecto para cumplir con los objetivos. Las actividades de gestión ocurren dentro de cinco grupos de procesos:   Inicio – Actividades para concretar las ideas iniciales ¿Por qué se hace el proyecto? ¿Qué quieres lograr? Planificación – Actividades para planificar el uso de los recursos, armar el equipo y prepararte para la ejecución ¿Cómo se va a llevar a cabo tu proyecto? Ejecución – Actividades donde se ejecuta el plan e integras al equipo alrededor de los resultados Monitoreo y control – Actividades para realizar análisis de resultados y ajustes a fin de asegurar que te mantengas enfocado. ¿Cómo vamos avanzando? Cierre – Actividades de evaluación y entrega de los resultados ¿Qué logramos? ¿Cómo podemos mejorar?   Esto también significa que los profesionales deben escoger la mejor manera de trabajar para obtener los beneficios y resultados esperados. Por ejemplo, dependiendo del contexto del proyecto, algunas veces se tendrán que realizar entregas continuas que se con la participación del cliente usando métodos ágiles, en otras se deberá ejecutar el proyecto de manera secuencial usando métodos predictivos o una combinación de ambos.   Los proyectos ocurren entonces en nuestro día a día, sea que los llamemos proyectos o no, que formalmente estemos trabajando como gerente de un proyecto o que simplemente seamos parte del equipo, debemos estar preparados para que, a través de la gestión de estos, se produzcan los resultados establecidos. Y si extrapolamos todos estos conceptos, podemos ser “gerentes de proyectos” en todos nuestros ámbitos de vida.   Así que la gestión de proyectos no es solo un estudio que se realiza con el fin de tener un grado o un título más en nuestro CV. Es un conjunto de habilidades y conocimientos que todo profesional debe tener para ser capaz de ejecutar acciones que hagan más eficientes y rentables a las empresas o proyectos que dirija o en donde participe.   De acuerdo con Project Management Institute, asociación profesional líder en gestión de proyectos a nivel mundial, en su estudio Pulse of the Profession del 2021, alrededor del 9.4 % de las inversiones realizadas en proyectos se desperdicia por un mal desempeño dentro del mismo.  Según la revista estadounidense enfocada en tecnología, CIO, las organizaciones que utilizan prácticas en gestión de proyectos desperdician 28 veces menos dinero que sus contrapartes que no cuentan con prácticas Project Management. Lamentablemente, a nivel mundial, alrededor del 42 % de las organizaciones no entienden el concepto de gestión de proyectos y por qué beneficia a los negocios.   En el Pulse of the Profession 2021 se revela que las organizaciones que mejor llevaron la crisis y tuvieron mejores resultados de proyectos en un momento crítico para sobrevivir en este nuevo ecosistema de trabajo son aquellas que fueron capaces de combinar estructura, forma y gobernanza siendo flexibles para escoger métodos de trabajo para sus proyectos, donde y cuando fuera necesario. Estas organizaciones denominadas gimnásticas, se concentran en que sus funcionarios tengan habilidades de gestión de proyectos para que sepan escoger las formas de trabajar, tengan habilidades impulsoras de liderazgo y comunicación y tengan una amplia visión de negocios.   En un mundo donde la forma en la que trabajamos cambia constantemente, la gestión de proyectos garantiza que estés listo para satisfacer las demandas de proyectos y organizaciones de todo el mundo. Además, te sirve para cerrar la brecha de competencias que te permita reposicionarte o trabajar en prácticamente cualquier industria, en cualquier parte del mundo y con cualquier metodología de gestión de proyectos. Desde lo más simple, como una implementación de un sistema o una campaña de marketing hasta proyectos más ambiciosos como el proyecto de la vacuna para el Covid-19, o la integración de los diferentes componentes sociales y técnicos del tren Maya.   El futuro de los negocios está basado en proyectos y las empresas, organizaciones e instituciones que busquen seguir evolucionando tendrán que adaptarse a este nuevo ecosistema de trabajo y asegurarse que todas las personas involucradas en esos cambios tengan las habilidades, conocimiento y capacidades que necesitan para crecer, innovarse, y convertir sus ideas en realidad.