La importancia de medir los resultados

Cualquier proyecto que se lleva a cabo requiere de mediciones antes, durante y después de su planificación y al terminar su ejecución. Así como el mundo está cambiando hay un nuevo planteamiento para la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés): ¿qué puede pasar si cambiamos la forma en que se perciben y miden los proyectos y nos centramos en los resultados y beneficios como la eficiencia operativa o la satisfacción del cliente?   Para dar respuesta a esta pregunta, Project Management Institute (PMI) Latinoamérica, la asociación líder mundial en dirección de proyectos, y la firma de servicios profesionales PwC se han unido para llevar a cabo una investigación global cómo el éxito que miden las organizaciones basadas en proyectos impacta a la PMO.   El informe indica la importancia de iniciar la conversación sobre la medición, esto significa hablar sobre los resultados del proyecto, no sólo durante el proceso de planificación, sino desde el inicio del proyecto.   La investigación confirma que las organizaciones “10 por ciento superior” tienen un enfoque más innovador para la medición ya que emplean más métricas y con mayor uso de la tecnología. También obtienen como resultado los impactos de los proyectos y alinean los KPI con una estrategia organizacional más amplia.   Se observaron cuatro enfoques clave para mejorar la forma en que se miden los impactos de los proyectos y programas:   Aumentar el número de medidas y la frecuencia de medición Para aumentar el impacto de los proyectos y, por ende, la PMO, es importante emplear mediciones adicionales a las del llamado triángulo de hierro. Por ejemplo, el impacto social o ambiental o bien, el retorno de la inversión. Además, aumentar el alcance de las medidas también puede influir en el valor percibido de las capacidades de dirección de proyectos y ayuda a combatir la crisis de talento al incluir a otros profesionistas como los programadores.   Aumentar la eficacia de las medidas Para obtener esta eficacia es necesario seleccionar las medidas correctas y cómo implementarlas. Las mediciones del alcance, el cronograma y el costo siempre serán constantes, pero las medidas de resultado deben evolucionar y hacer una revisión de ellas continuamente por las personas adecuadas. El segundo paso es la implementación, conocer la satisfacción del cliente a través de diferentes formas como las encuestas de seguimiento.   De acuerdo con una encuesta realizada por Atento, empresa especializada en Experiencia al Cliente que busca conocer las preferencias de las personas al interactuar con las marcas, casi dos tercios (64%) de los usuarios en México prefieren una experiencia de cliente personalizada lo cual es medible usando diferentes herramientas.   Involucrar a las partes interesadas desde un principio Las cifras del informe muestran que solo el 63% de las organizaciones con una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) realmente la involucran en el desarrollo de métricas de éxito, y solo el 39 % involucran al C-suite. Esto muestra la necesidad de hacer partícipe a diversas partes interesadas con el fin de desarrollar métricas alineadas con la visión estratégica de la organización. El informe destaca que los profesionales de proyectos que trabajan en el sector privado de la salud son los que más utilizan la alineación con la estrategia de la organización más amplia y los KPI como medida de éxito (54 % frente a 38 % a nivel mundial).   Aumentar el uso de la tecnología Un estudio de la empresa Microsoft mostró que 83% de las PyMEs en México realizó un cambio en su negocio a raíz de la pandemia y un 77% lo seguirá haciendo después de esta emergencia sanitaria. Invertir en tecnología ayuda a medir de manera efectiva el impacto de los proyectos y programas. Cuando se trata de la gestión de ejecución de estrategias ésta ayuda a las organizaciones a capturar más métricas más allá del triángulo de hierro (alcance, cronograma y costo).   El informe reveló que en las organizaciones donde la tecnología se utiliza para medir el impacto de los proyectos y programas, éstas en conjunto tuvieron un mejor desempeño en el 2020 en comparación con el 2019 en términos de indicadores de ingresos, ambientales, sociales y de gobierno, métricas de satisfacción del cliente y niveles de adquisición de clientes. Medir los resultados del proyecto permite dar un seguimiento y visibilidad a la organización, encontrar fortalezas y debilidades para implementar las medidas necesarias para el éxito. Es una práctica que debe ser constante y en la que se requiere aplicar los puntos mencionados y estudiar los casos que han resultado satisfactorios.   Consulta el estudio aquí

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