Clara lanza una solución para que las empresas realicen reembolsos y ahorren cientos de horas de trabajo a los equipos financieros.

 

La nueva solución de Clara no tiene un costo por usuario, por lo que es una solución práctica para las empresas que manejan reembolsos de sus empleados.

Ciudad de México, diciembre de 2024 - Clara, la principal solución en América Latina para la gestión de gastos de las empresas, anuncia un nuevo recurso en su Plataforma: un módulo para la gestión de reembolsos de gastos realizados por los empleados mediante cualquier método de pago. Esta funcionalidad simplifica y agiliza la gestión de reembolsos, permitiendo que las empresas abandonen el uso de hojas de cálculo de Excel, correos electrónicos, procesos manuales e incluso softwares dedicados únicamente a esta función.  Con la herramienta de Clara, todo, desde la solicitud hasta el pago, se puede ejecutar en un solo lugar, integrado con el resto de las soluciones financieras.

La nueva funcionalidad de Clara no solo busca ahorrar tiempo, sino que permite a los equipos financieros trabajar con más agilidad y recuperar el control sobre sus procesos. En la actualidad, muchos empleados deben esperar hasta 30 días para recibir los montos que adelantaron de su propio bolsillo, mientras que las empresas pueden llegar a gastar casi 300 horas en procesar reembolsos, lo que equivale a una pérdida de productividad de cerca de $1M de pesos mexicanos por cada 1,000 solicitudes*. Este tiempo podría dedicarse a tareas más importantes si el proceso fuera más ágil y eficiente.

Generalmente, para recuperar su dinero, un empleado debe tomar una foto del recibo, enviar la imagen con una descripción por correo electrónico o formulario, y esperar semanas hasta que el monto sea depositado en su cuenta, muchas veces sin siquiera recibir una confirmación de que su solicitud fue aprobada. Al mismo tiempo, los equipos financieros tienen que recopilar las diversas solicitudes de reembolso, verificar que cumplan con las políticas de gastos de la empresa, consolidarlas en una hoja de cálculo con los datos bancarios de los empleados y enviarlas periódicamente al equipo de cuentas por pagar. Todo esto abre margen para errores operativos, además de consumir un tiempo valioso.

La nueva solución de Clara fue desarrollada para cambiar esta realidad: fácil de usar y ágil, es totalmente personalizable según las necesidades de la empresa y está centralizada en una única Plataforma. En la práctica, los empleados pueden solicitar reembolsos con solo una foto del recibo y unos pocos clics, los cuales pueden ser aceptados o rechazados de manera automática. Todo de acuerdo con las reglas establecidas por los equipos financieros, que pueden incluir varias capas de aprobación y basarse en montos, categorías de consumo e incluso proveedores.

“Nacimos para eliminar los reembolsos corporativos y mantener las finanzas de las empresas más claras. Pero entendemos que, en la actualidad, el 100% de las empresas todavía lleva a cabo algún tipo de proceso de reembolso. Incluso los empleados que cuentan con tarjetas de crédito corporativas de Clara y disfrutan de todos sus beneficios, en algunos casos deben realizar un pago en efectivo con sus propios recursos durante un viaje corporativo o al preparar un evento. Para esos casos, el reembolso no debe ser una molestia. Si el reembolso debe ser una solución, es mejor que realmente resuelva algo", resume Juan Zuluaga, director de producto.

Lo que diferencia esta nueva funcionalidad es que forma parte de un ecosistema de pagos más amplio, que ya incluye tarjetas de crédito y otros métodos de pago, como SPEI. El módulo de reembolsos está completamente integrado, lo que permite que las empresas realicen pagos directos a los empleados mediante SPEI, utilizando la línea de crédito ofrecida por Clara. Además, todo el proceso se potencia con tecnologías de última generación, como el reconocimiento de recibos mediante OCR e IA.

“En Clara trabajamos todos los días para construir una nueva era en la gestión de pagos, y eso implica ofrecer alternativas para que los métodos antiguos de realizar reembolsos sean reemplazados definitivamente. Ofrecemos esta nueva funcionalidad porque, por principio, no queremos que ningún empleado sufra para recibir un reembolso. Creemos que este proceso debe ser tan sencillo como un clic”, concluye Zuluaga.

La herramienta llega poco después del lanzamiento de otros importantes recursos para el ecosistema de pagos corporativos de la startup, como Insights, basado en inteligencia artificial para ofrecer recomendaciones a los equipos financieros, y la tecnología que permite la recuperación de facturas ante el SAT en segundos.