Los 3 mayores retos en la deducción de gastos empresariales y cómo resolverlos

Insights de Clara, líder en soluciones de gestión de pagos corporativos, sobre los principales desafíos para optimizar la deducibilidad fiscal de las empresas en México

Para las empresas en México, gestionar y optimizar la deducción fiscal de los gastos empresariales es crucial no solo para cumplir con las regulaciones fiscales, sino también para optimizar sus finanzas y asegurar una administración transparente. La Ley del Impuesto sobre la renta (LISR) es estricta en cuanto a las deducciones autorizadas, las cuales deben cumplir con requisitos específicos y estar debidamente respaldadas por un soporte documental. Los gastos deben estar amparados por un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), incluir la información fiscal completa del contribuyente, y en la mayoría de los casos, ser pagados mediante medios electrónicos. Esto añade una complejidad operativa que las empresas deben abordar con procesos sólidos y tecnología avanzada para evitar errores, retrabajos y posibles multas por omisión de alguna obligación fiscal.

Con más de 14,000 clientes en América Latina, Clara ha identificado tres de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos financieros en la deducción y gestión de gastos:

1. Dificultad en la recuperación de comprobantes fiscales (CFDIs)

Uno de los principales obstáculos es asegurar que cada gasto empresarial esté acompañado de su CFDI, indispensable para su deducibilidad. Con cada compra realizada (gasolina, comidas, etc.), especialmente en situaciones de viajes de empleados, se espera que estos puedan gestionar el proceso de facturación, lo cual conlleva varios pasos manuales. Por ejemplo, si un empleado paga en un restaurante, tiene que pedir el recibo, buscar la página de facturación del establecimiento, llenar los datos fiscales de la empresa, y enviar la solicitud. En promedio, esto puede tardar de tres a cuatro días en completarse, y, en caso de errores en los datos fiscales, pérdida del ticket, o retraso en la solicitud, se corre el riesgo de perder la deducibilidad de ese gasto. Esta falta de comprobantes genera una carga administrativa para los equipos financieros, que deben dedicar horas a la recolección y organización de los CFDIs.

2. Validación de la autenticidad y vigencia de las facturas

Otro reto importante es asegurar que los CFDI cumplan con los requisitos fiscales establecidos por la autoridad para poder hacer una correcta deducción de los mismos. Sin sistemas de monitoreo en tiempo real la autenticidad y vigencia de cada comprobante, las empresas enfrentan el riesgo de multas y pérdida de deducciones, ya que cualquier irregularidad en los datos fiscales invalida el CFDI. La validación manual de estos documentos puede tomar tiempo y recursos, retrasando el cierre contable y la planificación financiera de la empresa.

3. Dificultad en la relación de facturas con transacciones

Además de recolectar y validar los CFDIs, uno de los mayores retos para los equipos financieros es identificar y relacionar cada comprobante con las transacciones correspondientes durante el mes. Sin una automatización adecuada, este proceso puede tomar tiempo y es propenso a errores, ya que implica revisar manualmente que cada gasto registrado esté debidamente respaldado por su comprobante. Esta labor se vuelve aún más compleja cuando se manejan altos volúmenes de transacciones, lo que retrasa el cierre contable y puede afectar la visibilidad financiera de la empresa.

Solución integral de Clara para la recuperación de facturas

Para enfrentar estos desafíos, Clara ha desarrollado una solución avanzada de Recuperación de Facturas, que integra procesos automáticos y tecnología de inteligencia artificial, eliminando la necesidad de tareas manuales y reduciendo el margen de error. Esta herramienta permite a las empresas aumentar la posibilidad de deducir de sus gastos al centralizar y automatizar la captura de CFDIs en tiempo real cuando los pagos se realizan con la tarjeta Clara. Con solo una foto del recibo físico, es posible obtener el comprobante en cuestión de minutos. Además, la integración con el SAT permite validar automáticamente la autenticidad y vigencia de cada CFDI, alertando a los equipos financieros de cualquier error en el CFDI, como el RFC, dirección, concepto, entre otros, que podría afectar su deducibilidad de acuerdo con la actividad de la empresa. Gracias a esta tecnología, las empresas pueden lograr hasta un 99% de operaciones amparadas con un CFDI, lo que les permite ahorrar hasta un 30% en impuestos al optimizar sus procesos de deducción de gastos. Además, al automatizar estos procesos, los equipos de finanzas pueden ahorrar una cantidad considerable de tiempo en la recolección y verificación de comprobantes, lo que les permite enfocarse en actividades estratégicas y mejorar su eficiencia operativa.

Gracias a esta tecnología, las empresas pueden reducir el tiempo de procesamiento, minimizar los errores en la captura de información fiscal, y asegurar que cada gasto sea deducible al cumplir con los requisitos del SAT. Clara ayuda a los equipos financieros a optimizar su flujo de caja, dedicar sus recursos a actividades estratégicas y mantener un control fiscal más ágil y preciso, apoyando la eficiencia operativa y el cumplimiento fiscal en sus objetivos de administración financiera.