De acuerdo con el último estudio de Forrester Consulting encargado por
Adobe, el 73% de las instituciones de educación superior han digitalizado sus
procesos, reduciendo hasta en un 50% el consumo de papel.
El 2023 inicia con alertas encendidas y una
necesidad clara: disminuir las cifras de deforestación mundial que han sido
constantes durante los últimos años y que según Forest Trends, representa el
44% de la pérdida total de bosques tropicales en América Latina y el Caribe.
Una explicación se debe al incremento en el consumo de papel que según un
reporte de Environmental Paper Network ha excedido las 400 millones de
toneladas anuales.
Para contribuir al panorama,
empresas tecnológicas ya brindan soluciones que disminuyen el consumo de papel
y optimizan los recursos y por fortuna, instituciones educativas le han
apostado a la digitalización y hoy son testigos de sus beneficios.
Muchas de las universidades de
América Latina se encuentran digitalizadas y han migrado en procesos de firma
física a electrónica. Una transformación que además de contribuir a una
disminución drástica en el consumo de papel. También, ha optimizado los
requisitos jurídicos, facilitado temas tanto administrativos como educativos y superado
una serie de retos legales.
Sin ir muy lejos, la Universidad
ICESI de Colombia, reconocida como una de las mejores instituciones educativas
del país, se ha convertido en referente ambiental por su política de cero
papel, que tiene como objetivo digitalizar los procesos.
Proceso de evolución digital
Para encontrar el socio ideal en este proceso, el
instituto colombiano de educación superior, creó un comité evaluador conformado por expertos en gestión documental,
datos personales y seguridad de la información, quienes evaluaron diferentes
herramientas que ofrecieran firma
electrónica, además que cumplieran con la normatividad colombiana y
optimizarán los tiempos en el envío y devolución de contratos.
Así, decidieron
implementar soluciones Adobe y migrar de los principales procesos documentales
físicos a 100% digitales, logrando disminuir el 50% del consumo de papel,
ahorrar recursos y centralizar firmas de contratos laborales, acuerdos,
convenios y becas.
Más a detalle, con las
funcionalidades de Adobe Acrobat Sign, se ha desarrollado una solución integral
para agregar valor al proceso de contratación y firma de acuerdos que hace la
Universidad con diferentes actores como clientes y proveedores, haciendo
posible que a cada persona le llegue un email con los datos personalizados y
pueda firmar desde cualquier parte y dispositivo, cumpliendo cada criterio
legal.
De acuerdo con Valentina Moronta,
consultora Adobe Document Cloud en C&S Tecnología “Adobe brindó el
acompañamiento necesario para la identificación y comprensión de la necesidad
en ICESI sobre el envío masivo de contratos, por lo cual se propuso realizar
este proceso por la herramienta GIGA SIGN que permite el envío masivo y flujos
de trabajo dentro de Adobe Sign, el seguimiento de los acuerdos, envío de
recordatorios, seguridad y todos los aspectos legales que necesitaba la
Universidad para posteriormente pasar estos archivos a custodia digital”.
En el desarrollo de esta
transformación digital y fortalecimiento de los procesos, se trabajó con la empresa CYS Tecnología (como canal autorizado), que junto a Adobe y la Universidad, crearon una serie de capacitaciones para
que todas las áreas responsables de la evolución se unieran a la estrategia. El
acompañamiento de ambos fue permanente y oportuno en cada momento de venta y
post-venta, realizando varias capacitaciones y brindando soporte técnico de la
solución, asegura Leonardo Jaramillo,
jefe de gestión documental de ICESI.
El resultado fueron procesos seguros y automatizados de firma electrónica, con mayor control del tipo y
cantidad de documentos firmados, y lo más importante, el cumplimiento de la
estrategia cero papel que venía trabajando la Universidad desde hace cuatro
años con una reducción de impresiones que garantizan desde ahora la sostenibilidad dentro de la
institución.
Se espera que para finales del
2023, el gasto en transformación digital llegue a los 6,8 billones de dólares,
según un estudio de EY, y empresas como Adobe crean conciencia a nivel mundial,
haciendo énfasis en que la firma electrónica es uno de los pasos más urgentes
en este reto.
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