Comunicación y trabajo a distancia, tres consejos para mejorar los flujos de información

 

Ciudad de México, 24 de septiembre de 2020 – Incrementar el trabajo en formato home office, ofrece una variedad de oportunidades, pero también conlleva algunos riesgos. Según una encuesta de OTRS¹, realizada entre 500 trabajadores de oficina, la gran mayoría (83 por ciento) cree que la crisis por COVID-19 ha abierto una nueva tendencia en los negocios enfocada hacia una mayor digitalización y uso de esquemas de trabajo a distancia. En esta línea, 61 % también está a favor de una ley que establezca el derecho a trabajar desde una oficina en casa, como se está discutiendo actualmente en algunos países europeos.

OTRS Group presenta tres consejos para mantener el flujo de comunicación durante el trabajo a distancia:

1. Selección de sistemas de comunicación adecuados

Para mantener el flujo de información entre los empleados en una oficina, las herramientas de comunicación deben seleccionarse cuidadosamente. Cuando los colaboradores se encuentran físicamente en el lugar de trabajo, se comunican en grandes sesiones informales de intercambio de ideas, en grupos de proyectos más pequeños o con equipos específicos para conversaciones confidenciales. También debería ser posible cubrir estas diferentes formas de comunicación cuando los empleados se encuentran trabajando a distancia:

- Soluciones para videoconferencia: Para una comunicación exitosa, es importante poder observar las expresiones faciales de una persona durante una reunión. Una herramienta como GoToMeeting, que permite a todos los miembros del equipo encender sus cámaras al mismo tiempo, es adecuada para este propósito de tener una discusión grupal eficiente.

- Soluciones de chat: el intercambio que tiene lugar durante una pausa para el café a veces puede dar lugar a excelentes ideas. Por eso, es importante promover el chat espontáneo entre colegas con soluciones adecuadas como RocketChat.

- Opciones para lluvia de ideas: las ideas también se pueden intercambiar de forma virtual, de modo que se puedan producir más interacciones creativas con soluciones como Miro

- Seminarios en línea: la formación continua es un motivador importante para los empleados. Incluso si las sesiones de actualización no pueden llevarse a cabo físicamente, hay muchas oportunidades para desarrollo continuo: actualmente podemos encontrar una gran variedad de seminarios en línea (a menudo gratuitos a través de LinkedIn), así como oportunidades de formación a través de videoconferencias o podcasts.

2. Buena documentación con sistemas automatizados

No es nada nuevo que una documentación ordenada y limpia sea fundamental en muchos procesos. Pero cuando los equipos se distribuyen en diferentes ubicaciones y se encuentran en diferentes zonas horarias, es aún más relevante documentar el estatus de las actividades por escrito. Los sistemas de tickets de trabajo remotos como OTRS ayudan a comprender en qué están trabajando los demás. Por ejemplo, un colaborador que recién comienza su jornada laboral puede ver el estado actual de un proyecto mientras otros todavía están dormidos. Los calendarios compartidos en toda la empresa también ayudan a ver las citas de los demás y realizar un seguimiento de cuántos empleados se encuentran activos en un momento determinado.

3. Fortalecimiento de la cultura corporativa

Ahora que muchos colaboradores trabajan en diferentes ubicaciones, es aún más importante definir una cultura corporativa clara para crear un sentimiento de pertenencia. Comunicar cuáles son las prioridades de gestión, dónde se encuentra la empresa y qué visión tiene, puede ser esencial para la motivación de los empleados. Las reuniones virtuales fuera del entorno habitual (off site) son una buena opción, en la que los empleados pueden hablar sobre la cultura y todos los temas que les conciernen sin presión de tiempo.

“Nos encontramos en un mundo cada vez más digitalizado. Esto conlleva muchas ventajas, pero también riesgos; especialmente cuando los colegas trabajan desde sus hogares con más frecuencia y durante períodos más prolongados”, dice Sabine Riedel, miembro de la junta directiva de OTRS Group y experta en transformación digital. “La provisión de herramientas que apoyan la comunicación a la que los empleados están acostumbrados en su rutina diaria de oficina es una medida efectiva para mantener la productividad, pero también para el desarrollo exitoso a largo plazo de la empresa”.

Por su parte, Francisco Cruz, Director General de OTRS Group en México, añadió: “Los procesos de flujo de información en la compañía han tenido que modificarse a la nueva realidad del trabajo a distancia. Las compañías que logren establecer de manera más exitosa nuevas y eficaces prácticas de comunicación serán las que podrán adaptar sus operaciones y niveles de productividad de sus colaboradores”.

Sobre OTRS

OTRS Group es el fabricante y el mayor proveedor mundial de la suite de gestión de servicios OTRS, galardonado con el sello de aprobación SERVIEW CERTIFIED TOOL.

Ofrece soluciones flexibles para la gestión de procesos y comunicación a empresas de todos los tamaños, ahorrándoles tiempo y dinero. Entre sus clientes se encuentran Lufthansa, Airbus, IBM, Porsche, Siemens, BSI (Oficina Federal de Seguridad en Tecnologías de la Información), Instituto Max Planck, Toyota, Hapag Lloyd y Banco do Brazil (Banco de Brasil). OTRS está disponible en 40 idiomas. La compañía está compuesta por OTRS AG y sus seis subsidiarias OTRS Inc. (EE. UU.), OTRS S.A. de C.V. (México), OTRS Asia Pte. Ltd. (Singapur), OTRS Asia Ltd. (Hong Kong), OTRS do Brasil Soluções Ltda. (Brasil) y OTRS Magyarország Kft. (Hungría). OTRS AG figura en el directorio básico de la Bolsa de Frankfurt. Para obtener más información, visite www.otrs.com

1^ Encuesta online, realizada en mayo de 2020 con Pollfish entre 500 trabajadores de oficina (principalmente de servicio a cliente, TI, recursos humanos o mercadotecnia) de Alemania, Estados Unidos, Singapur, Brasil y México (100 entrevistados por país).