Ciudad
de México, 04 de noviembre de 2020 -
Los costos asociados al pago de los sueldos de los colaboradores
suponen el principal gasto en la mayoría de las empresas, por lo que
es de vital importancia que el pago de la nómina deba ser un
ejercicio que se realice de manera exacta y eficiente y que cumpla
con todas las regulaciones correspondientes.
Tecnología,
aliado indiscutible
Una
vez entendido la importancia del proceso de nómina, se debe adecuar
la tecnología con elementos que ayuden a simplificar la tarea sin
perder la exactitud, ejemplo de lo anterior es la creación de
dashboards
que brindan información de forma proactiva, directamente al usuario
y en tiempo real o listas de verificación que permiten a los
usuarios configurar los pasos del procesamiento de nóminas y asignar
propietarios y plazos, y no menos importantes, los asistentes
virtuales, estos se adaptan al modo en que realiza la nómina para
responder a las practicas únicas de cada empresa.
En
el proceso de la nómina existen componentes (percepciones,
deducciones e impuestos) que a la hora de ser calculados deben ser
por demás precisos para procesar los pagos, también, es de suma
importancia deben apegarse a la norma legal del país. La
localización mexicana permite que este cumplimiento sea siempre
correcto y oportuno ya que cuenta con todos los elementos que lo
sustentan (tablas, factores, reglas, etc.)
Con
Oracle Payroll Cloud, todo lo referente a la localización mexicana
queda cubierto, además, cuenta con actualizaciones trimestrales que
están en coordinación con los cambios a la ley que pudieran afectar
y deben ser tomados en cuenta en la operación.
Estos
son los principales componentes de la localización mexicana:
A
continuación te presentamos 5 puntos a considerar para hacer más
eficiente el pago de nómina con ayuda de la tecnología:
1.
Disciplina y manejo de expectativas
Contar
con un manejo de nómina eficiente, eficaz y preciso es una de las
metas de las organizaciones, debido a que no existe ningún enfoque
estándar que funcione para todos los casos, las organizaciones
necesitan contar con capacidades de manejo de nómina que les brinden
la flexibilidad necesaria para adaptar los procesos a las necesidades
específicas de sus negocios.
2.
Cumplir responsabilidades
Una
vez que las empresas hayan establecido las normas de compromiso,
necesitan asegurarse de que todas las partes interesadas sean
informadas y cumplan sus responsabilidades. La responsabilidad debe
venir acompañada de la transparencia; cada paso del proceso debe ser
visible para el personal que maneja la nómina, así como para el
CHRO (Director de Recursos Humanos) y el CFO (Director de Finanzas).
3.
Balances y auditorías rigurosas
Los
balances, las auditorías y la separación de tareas son
fundamentales. Estos pasos asegurarán minimizar los porcentajes de
errores y pueden ayudar a evitar pagos extraordinarios. Contar con
dos o incluso con tres pares de ojos imparciales sobre los números
no es un lujo, sino una necesidad para asegurar que no se tengan
diferencias entre las horas trabajadas y las horas pagadas.
4.
Replantear los controles y el cumplimiento en la era de la
subcontratación
Debido
a la importancia y la complejidad de las nóminas, muchas
organizaciones están subcontratando total o parcialmente esta
función. Como mínimo, la mayoría de las organizaciones
subcontratan la declaración de impuestos debido a los complicados y
prolongados requisitos de elaboración de informes, sin embargo, la
cuestión fundamental es el control. Cuando la nómina se realiza
internamente, es fácil integrar los datos en otros sistemas,
segmentar y desglosarlos de diferentes formas, y hacerlos funcionar
para que proporcionen valor al negocio. Por otro lado, cuando se
subcontratan algunas partes de las nóminas, las organizaciones
pueden disponer de tiempo libre y asegurarse de mantener el enfoque
en sus prioridades empresariales.
5.
Aprovechar la tecnología
La
tecnología constituye la columna vertebral para la implementación
de mejores prácticas, esta da soporte a procesos y flujos de
trabajo, preparando tareas que necesitan realizarse en determinado
orden. Las soluciones de nómina líderes también brindan
dashboards
interactivos con flujos accionables y listas de verificación que
aseguran que el encargado de la nómina, así como los ejecutivos,
cuenten con total transparencia en todo el proceso. Las soluciones de
nómina también pueden ayudar en la capacitación, las
organizaciones pueden desplegar soluciones que guían a los nuevos
empleados a través de los procesos, instándolos a realizar las
tareas en el orden adecuado por medio de listas de verificación
automatizadas. Si un empleado tiene una pregunta, la ayuda integrada
y los materiales orientativos pueden facilitarle la respuesta, en vez
de obligar al empleado a depender de manuales o a interrumpir la
labor de un trabajador sénior.
El
manejo de la nómina no constituye tareas uniformes. Las empresas de
hoy deben tener en cuenta sus metas y sus prácticas culturales e
industriales al decidir cuál es el mejor medio de abordarlas.
Cualquiera que sea la opción que elija una organización, la
correcta tecnología, junto con la adecuada solución de nóminas,
asegurarán que estas se completen puntualmente, con el más alto
nivel de precisión, eficiencia y eficacia.
En
el momento actual, con negocios, prácticas y tecnologías
cambiantes, las organizaciones necesitan modernizar sus modelos de
gestión en Recursos Humanos, y Oracle ayuda a las empresas a
alcanzar ese nivel de precisión, eficiencia y eficacia. Con Oracle
Payroll Cloud, las empresas mitigan los riesgos de errores humanos y
mejoran la seguridad.
