Ciudad
de México a 2 de octubre de 2017.- En la actualidad, las empresas de todos los
tamaños tienen que gestionar toda la información que se genera día a día, como
los datos de clientes, proveedores, colaboradores, etc. Sin embargo, y aunque
se tenga un software avanzado para indexar y administrar todos los datos,
existe la posibilidad de que uno o más documentos se pierdan y sean
ilocalizables después de cualquier desastre tecnológico. Si esto sucede, la
confianza de clientes se puede debilitar; la productividad y los ingresos pueden
verse gravemente amenazados.
Existen
situaciones en que las empresas pueden tener fallos y caídas en sus sistemas
críticos del negocio y estas fallas pueden tener costos devastadores directos e
indirectos para el negocio. Frente a esto, Ricoh Mexicana, empresa tecnológica
global ofrece tres recomendaciones para tener un sólido plan para contar con la
información disponible ante cualquier desastre tecnológico:
Digitaliza
la información: Se tiende a pensar que la información digital es la principal fuente
con la que trabajan las empresas. Los
datos que se generan en redes sociales y las transacciones digitales –
incluyendo el Big Data –, junto con la información digitalmente nativa son los
principales responsables de que la información digital crezca y se multiplique
exponencialmente. Sin embargo, incluso hoy en día, el 95% de la información que
maneja una empresa se encuentra en documentos almacenados en papel[1].
Por
ello, la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos
documentos en papel en documentos digitales. Para una correcta transformación
se debe tener en cuenta que los documentos digitales forman parte de procesos
de negocio, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.
Lo
ideal es crear el documento digital desde el origen – lo que sería un documento
digital nativo, o lo más cercano posible a su creación, para poder incorporarlo
al circuito digital lo más temprano posible y que, a su vez, el documento en
papel tenga la menor vida posible.
Tener
la información 100% resguardada: Frente a cualquier eventualidad que surja, las
empresas deben tener la capacidad de ofrecer una respuesta ágil y rápida para
localizar la información necesaria lo más pronto posible. Resguardar al 100% la
información de la compañía y de todos los departamentos hará que el negocio
siga en funcionamiento y no genere perdidas monetarias.
Contar
con estrategias para asignar recursos durante la recuperación de la
información: Es crucial que los departamentos de TI prioricen los sistemas
orientados al cliente y otros aspectos críticos para el negocio, mientras que
ciertos datos (como los archivos de correo electrónico) pueden esperar un poco
más de tiempo. Al establecer las prioridades durante la recuperación de
información, la continuidad del negocio debe ser primordial. A veces, mientras
ciertos sistemas de TI están inactivos, la empresa todavía puede operar a
través de procesos manuales o alternativos por períodos de tiempo razonables.
Cuando ese sea el caso, otros sistemas - los que no pueden operar en cualquier
forma alternativa - deben tener prioridad.
El
Plan de Recuperación de Desastres debe ser decisivo: Lo que el área de TI tiene
que saber sobre los desastres tecnológicos, es que realmente no importa qué
tipo de incidente está afectando a su negocio, lo que lo convierte en un
verdadero desastre es el impacto que tenga. Y para determinar cómo responder,
los encargados del área TI necesitan hacerse la siguiente pregunta:
"¿Cuánto tiempo se tarda en restaurar el sistema?". Es por ello que es
necesario tener una supervisión continua. Se tienen que analizar que documentos
y programas se verán mayor afectados y cuánto tiempo tardarán en ser
restaurados. Es necesario realizar una evaluación completa de lo cómo se ve el
rendimiento de los programas en circunstancias normales, y sólo así se podrá
juzgar el daño en una emergencia y estimar lo que se necesita para recuperarse.
Los
departamentos de TI son, sin duda, una parte importante para la recuperación y
restauración de programas e información que pudo verse afectada luego de un
desastre tecnológico. Tener un plan de contingencia ayudará a toda la compañía
a actuar de manera rápida para no tener pérdidas en el negocio. Pero, si el departamento de TI no cuenta con
el tiempo para implementar adecuadamente un plan de acción, vale la pena
considerar externalizar la gestión de reparación de sistemas. Por otro lado,
las empresas deberán también asesorar a sus colaboradores para que cuanto un
caso así suceda, se centren en actividades estrategias para no perder nada
valioso dentro de la compañía.
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