Por Bárbara
Ferguson, Senior Manager – Product Marketing para BroadSoft
Pensemos en alguna reunión de trabajo
presencial que se haya desarrollado de forma exitosa y detengámonos a pensar
¿por qué fue un éxito? ¿es por la capacidad de compartir ideas en una pizarra?
o ¿es la facilidad de entenderse de los integrantes al reunirse en persona?
Esas capacidades no tienen que desaparecer al
realizar una videoconferencia o reunión virtual, si se elige la plataforma
adecuada. Las reuniones en línea exitosas deben tener todos los elementos que
permitan a los trabajadores sentirse productivos, establecer relaciones de
equipo y avanzar con sus procesos de trabajo. Solo necesitan saber qué
características habilitarán realmente para este tipo de reuniones y después
buscar un servicio que las ofrezca.
De acuerdo con un reciente estudio de Society
for Human Resource Management[1], cerca
de la mitad de las empresas (46%) a nivel global realizan videoconferencias
para aumentar la productividad de sus empleados. Sin embargo, hoy en día una
gran cantidad de equipos de trabajo que no se encuentran en un mismo espacio de
trabajo continúan luchando por mantenerse conectados. Muchos aún se sienten
aislados y desconectados, lo cual puede minar el éxito del trabajo en equipo. A
su vez, el mismo estudio destaca que 86% de los empleados mencionan que la
falta de colaboración, la comunicación ineficaz y la falta de las herramientas
adecuadas aumenta las fallas y distracciones en el trabajo, por ello las
organizaciones deben saber que la colaboración es un facilitador clave para
alcanzar cualquier objetivo que se haya trazado.
Entonces, ¿qué se necesita para que los equipos
virtuales alcancen su máximo potencial? ¿Cómo nos aseguramos de que estén
mentalmente presentes y comprometidos cuando no están todos en la misma
habitación? BroadSoft considera los siguientes elementos clave para llevar a
cabo reuniones virtuales con éxito:
Video: El principal factor a considerar,
buscar video de gran calidad HD (1080p), es la única forma de capturar todas
las expresiones faciales y otros detalles que se verían en una reunión en
persona. El entorno juega un rol crítico en cualquier reunión, el lenguaje
corporal de los integrantes es importante para reforzar los mensajes que se
emiten, de lo contrario puede existir una comunicación poco efectiva o
deficiente. Además, es importante considerar la red que se utilizará mientras
realiza una reunión virtual ya que de esto depende una buena experiencia de
video. La solución que utilice debe asegurar que cada asistente reciba el video
óptimo.
Contenido compartido e interactivo: Otra
dificultad común es no poder colaborar de todas las formas que los
participantes desean, como el chat, compartir escritorio, documentos y
reproducir archivos multimedia al mismo tiempo. Eso suena obvio, pero muchas
organizaciones se tropiezan al elegir una solución de colaboración que admite,
por ejemplo, solo algunos formatos de archivos multimedia, o solo el uso
compartido de pantalla única. Cuando las herramientas de colaboración son
limitadas, el tiempo durante las reuniones se desperdicia si los participantes
encuentran que la solución no es compatible con el formato de video que quieren
reproducir, o que no pueden hacer anotaciones en las aplicaciones en vivo.
Mensajería instantánea: Durante las reuniones
es necesario contar con formas rápidas e inmediatas de comunicarse sin
interrumpir el flujo de la llamada o la persona que habla. Incluso mientras
está silenciado, todos pueden participar activamente, haciendo preguntas y
expresando sus opiniones. Una herramienta adicional que habilite esta
posibilidad generará una sinergia de trabajo que permitirá optimizar el tiempo
y hará que el objetivo de la reunión se logre de una forma más sencilla.
Una excelente y productiva reunión de trabajo
puede tener un impacto positivo en cualquier empresa o negocio; la colaboración
virtual debería permitirle interactuar con sus colegas o socios exactamente de
la misma manera que una reunión cara a cara; solamente es necesario contar con
el sistema adecuado para que esto se lleve a cabo. Cuando las reuniones son más
interactivas y las personas están atentas, los problemas relacionados con
desarrollar tareas múltiples y la falta de participación pueden eliminarse o
reducirse de manera significativa, lo que conduce a una mayor productividad y
resultados en reuniones más exitosas.
Acerca de BroadSoft:
BroadSoft es el líder en tecnología de
comunicaciones en nube, colaboración y soluciones de Contact center para
empresas y proveedores de servicios en 80 países. Es el líder en el mercado de
comunicaciones unificadas en la nube con una plataforma segura y de confianza
elegida por los proveedores de servicios más importantes del mundo. BroadSoft
permite a los usuarios de negocios y equipos compartir ideas y trabajar con el
propósito de lograr un rendimiento extraordinario.
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