*Por
Jorge Fernando Bayá
En
tiempos de economía estancada uno de los principales desafíos dentro de
las empresas, en especial de las áreas administrativas, es
generar valor para el negocio manteniendo el control de sus costos.
Este es un ejercicio que necesita ser realizado por buena parte de las
compañías latinoamericanas para que ellas sigan competitivas en el
mercado en el que actúan. Sin embargo, en muchas ocasiones,
más que minimizar gastos el punto de giro es identificar ganancias
ocultas en la operación, evitando desperdicio innecesario de recursos
financieros. En este punto, ¿usted sabe decir si su empresa está
gastando más dinero del que necesita en su gestión?
Internamente,
áreas como Cuentas a Pagar, Cuentas por Cobrar y el Departamento de
Recursos Humanos (RRHH), son responsables de procesar
buena parte de las transacciones con fuerte impacto financiero en las
empresas y, por eso, merecen mucha atención por parte de los gestores.
Para suavizar los gastos innecesarios es fundamental un control
detallado para lograr identificar por donde la empresa
puede estar perdiendo el dinero. En este proceso, las causas pueden ser
diversas: como la falta de conocimiento de las reglas, posibles errores
en el procesamiento de informaciones, cobros indebidos, datos obsoletos
o controles ineficientes.
Es
muy común encontrar pérdidas financieras vinculadas al Departamento de
RRHH, por ejemplo, derivadas de pagos indebidos o fallas en
la aplicación de las leyes laborales y acuerdos sindicales. Dicha
situación puede ser más común en compañías que focalizan en el
procesamiento de las rutinas administrativas y no analizan los datos
generados. Dependiendo del tamaño de la empresa y del nivel
de madurez de sus procesos, hay posibilidad de identificar ganancias
ocultas de hasta US$ 250.000 dólares por año.
Hacer
una gestión más eficiente de los gastos administrativos significa un
aumento potencial en la generación de valor para las empresas.
El alto volumen de transacciones financieras soportadas por procesos
manuales y sin los debidos controles, genera mucho desperdicio
financiero. Para identificar estos costos innecesarios es necesario
hacer un trabajo profundo de investigación, involucrando
todos los procesos administrativos y financieros, pero en general, hay
tres pasos que las empresas pueden intentar hacer para encontrar las
ganancias ocultas:
1. Cree una rutina de gestión de valor
Es
necesario que la empresa establezca criterios de evaluación de los
datos generados por sus diferentes departamentos. Este trabajo
necesita un equipo preparado para identificar patrones de análisis,
encontrando los puntos que a menudo generan costos innecesarios. El
objetivo es corregir las fallas recurrentes y evitar que se repitan. Es
fundamental que los datos generados sean transformados
en informaciones relevantes para todas las áreas de la compañía.
2. Revise sus procesos
No basta con hacer un análisis puntual para la reducción de costos. Es importante utilizar los
inputs identificados para retroalimentar los procesos, haciendo
el seguimiento sistemático de los datos para que estos costos no vuelvan
a aumentar. Esta revisión debe centrarse en cuatro puntos: identificar
errores en procesos, verificar posibles riesgos
de fraudes, revisar políticas y normas de la empresa y crear mecanismos
de control para medir la efectividad de las acciones tomadas.
3. Identifique oportunidades de automatización
Por
más que los procesos estén estandarizados, algunos análisis son muy
difíciles de realizar en el día a día, ya que el volumen de
datos trabajados en algunas empresas es muy alto. Imagine, por ejemplo,
el esfuerzo de conferir una factura de plan de salud de una empresa con
10 mil empleados.
En
estos casos, vale la pena invertir en tecnologías para realizar
análisis rutinarios. Entre ellas, se puede pensar en una herramienta
de Analytics, que permite crear paneles de indicadores para ayudar a
monitorear los costos involucrados. Además, muchas empresas utilizan
herramientas de RPA (Robotic Process Automation), que utilizan
software de robotización para automatizar las actividades
de análisis y consolidación de datos. Este recurso se muestra muy
eficaz en las rutinas operativas, liberando a los profesionales para ser
más consultivos al negocio de la compañía.
Con
estas acciones enfocadas en la identificación de posibles fugas de
recursos y reducción de costos, las áreas administrativas dejan
de actuar apenas como áreas operativas, pasando a tener un papel más
estratégico y proactivo en el análisis de datos, trayendo insights que
permitan optimizar ganancias - hasta entonces ocultos - que benefician,
además del propio departamento, a la empresa
como un todo.
*Jorge
Fernando Bayá, Director Regional General para Mercado Internacional de TOTVS
Acerca de TOTVS
Proveedor
de soluciones de negocios para empresas de todos los tamaños,
comercializa
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hardware y consultoría; líder absoluta en el mercado de SMB de América
Latina. Con más de 50% de marketshare en Brasil, TOTVS está presente en
41 países. En Brasil, cuenta con 15 filiales, 52
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