Por
Marcos Sciarra, Regional Consulting Services Practice Leader en Ricoh Latin
America
Cuanto
más evoluciona el mundo digital, las preocupaciones se concentran en cómo
implementar un ecosistema de seguridad alrededor de la información sensible que
se encuentra en las bases de datos de las empresas e incluso en los organismos
públicos. La explosión de las tecnologías como el Cloud y el Big Data,
presentan focos de atención sobre la información sensible de las personas y las
empresas y esto, se ve reflejado en la creciente tendencia de inversión en
seguridad informática y en el desarrollo de roles específicos como el de CSO –
Chief Security Officer -.
Ahora
bien, el concepto de Seguridad de la Información no solamente abarca la
información digital, sino que incluye los datos también que se manejan en otros
medios como los documentos en papel. Aun en la actualidad, el flujo de la
información basada en el papel continúa siendo de suma importancia en una
empresa.
¿Cuánto
le cuesta a una empresa la gestión del papel?
Se
tiende a pensar que la información digital es la principal fuente con la que
trabajan las empresas. Los datos que se
generan en redes sociales y las transacciones digitales – incluyendo el Big
Data –, junto con la información digitalmente nativa son los principales
responsables de que la información digital crezca y se multiplique
exponencialmente. Sin embargo, incluso hoy en día, el 95% de la información que
maneja una empresa se encuentra en documentos almacenados en papel[1]. Tan es
así que el 30% de las empresas en Europa y Estados Unidos ve al papel como un
elemento crucial para su negocio[2].
Manejar
la vasta cantidad de documentos en papel circulando en una empresa tiene sus
consecuencias. El 90% de las tareas típicas de una empresa involucran la
búsqueda y distribución de documentos en papel. Para esto, el 30% del tiempo de
los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo[3]. Es
así como un trabajador de oficina que funciona con documentos en papel pasa
hasta el 50% de su jornada gestionando la documentación – buscando, leyendo,
cargando o registrándola -, 35% en promedio de una empresa tradicional[4].
Además,
se tiene que sumar una serie de ineficiencias que no solamente tienen impacto
en lo ambiental. De los documentos
generados, el 85% nunca vuelven a utilizarse. El 45% del papel impreso termina
destrozado al final del día. El 15% de los documentos en papel se encuentran
mal guardados. La información en papel tiende a multiplicarse. El 50% de los documentos
que se archivan son copias. Un 45% de todos los documentos que se escanean
nacieron de un formato digital. Más aún, en promedio un documento se copia a si
mismo 19 veces.
En
relación a los costos asociados al papel, es difícil precisar, pero desde una
base conservadora, en este océano de papel, encontrar un documento perdido le
cuesta a una empresa en promedio U$S 122[5]. Pueden sumarse también el costo de
almacenamiento del papel. Por cada 100.000 hojas se necesitan 10 metros
cuadrados para almacenarlo. No se están incluyendo otros “costos ocultos”, como
puede ser la pérdida de agilidad, el costo de buscar una información una y otra
vez, etc.; todos sumados seguramente sobrepasarían el costo del ejercicio
previamente realizado.
El
15% de los beneficios de una empresa se gastan en crear, manejar y distribuir
documentos impresos[6].Sin embargo, los principales problemas relacionados a la
información residente en documentos en papel están ligados al riesgo de la
Seguridad de la Información.
Los
riesgos asociados a los documentos en papel
A
pesar de la importancia que tiene la información basada en documentos en papel,
la mayoría de los esfuerzos – y presupuesto – que se invierten en la Seguridad
de la Información se centran en lo digital. De forma inconsciente, se deja
abierto un flanco en donde se puede escapar la información más crítica con la
que cuenta una empresa.
Tales
son los riesgos asociados a la información en documentos en papel –ya sea
nativa digital impresa u originada en papel – que el 62% de las empresas de
tamaño medio de Europa y Norteamérica consideran que la información en papel es
un riesgo a la seguridad[7] – esto es más del doble que otras amenazas externas
para los contenidos digitales –.
Según
el Informe de Fraude Corporativo realizado por Winterman[8], el 27% de la fuga
de información de una empresa sucede por medio del papel impreso; siendo la
segunda causa solamente detrás del correo electrónico. Cuatro de cada 10 casos
de los espionajes corporativos más renombrados han involucrado documentos
impresos[9]. ¿De qué sirve tener un esquema de Seguridad de la Información que
autentifique un usuario importante, restrinja sus permisos y accesos, que
audite su operación si luego se puede imprimir esta información sensible, y ya
desde el papel se puede – entre otras cosas -: fotocopiar, escanear, dejar la
impresión en la impresora sin que nadie la busque o, incluso peor, sacarle una
foto y distribuir en todas las redes sociales? Y todas estas acciones se
encuentran fuera del alcance del ecosistema de las medidas estrictas que puedan
haberse implementado.
La
transformación hacia el documento digital
Sin
duda, la gestión de la Seguridad de la Información debe incluir la información
en documentos basados en papel, y que ésta es tan o más importante que la
información que se encuentra en formato digital. Profundizar la gestión de la
Seguridad de la Información sobre los documentos basados en papel debe ser una
preocupación real. Como referencia, tan solo el 38% de las empresas cuenta con
una guía a los empleados de almacenamiento y destrucción de documentos en
papel[10].
Pero
la mejor estrategia que se puede implementar es transformar estos documentos en
papel en documentos digitales. Al hacerlo, se incorpora esta información dentro
del ecosistema de Seguridad de la Información digital, que es donde
naturalmente se centran los esfuerzos en Seguridad de la Información de una
empresa moderna. Para una correcta transformación de los documentos en papel
hacia documentos digitales se debe tener en cuenta que los documentos digitales
forman parte de procesos de negocio, donde muchas veces es el documento en
papel el centro del proceso.
Lo
ideal es crear el documento digital desde el origen – lo que sería un documento
digital nativo, o lo más cercano posible a su creación, para poder incorporarlo
al circuito digital lo más temprano posible y que, a su vez, el documento en
papel tenga la menor vida posible – muchas veces esto es inevitable debido a
restricciones legales o regulaciones gubernamentales -. Una vez que el
documento es digital, debe estar en un entorno en donde se garantice la
Seguridad de la Información, esto es que mínimamente cuente con las
características de Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad[11].
Esto
se logra implementando Gestores de Contenido Empresariales (ECM, por sus siglas
en inglés). Los ECM además de asegurar la Confidencialidad, Integridad y
Disponibilidad; permiten controlar el flujo por el que pasa un documento
digital durante su vida, incorporando funcionalidades adicionales que
incrementan su nivel de seguridad como por ejemplo la posibilidad de firmar
digitalmente los documentos, crear circuitos de autorización, contar con
auditoría sobre las operaciones - lectura, escritura, envío o impresión -,
integración con ERPs, CRMs y sistemas legados, y generar esquemas de alta
disponibilidad.
Finalmente,
no se debe descuidar el paso desde un documento digital hacia uno en papel a
través de su impresión ya que, si no se controlara, queda latente el mismo
riesgo que si este documento fuera originado en papel.
Las
impresoras modernas cuentan con características que no suelen estar
implementadas ya que no suelen ser vistas como un punto de riesgo desde el
punto de vista de la Seguridad de la Información. Incorporar registro de
auditoría de impresiones, autenticación no solamente a la hora de imprimir,
sino como requisito para que se genere la copia impresa – de esta forma queda
registrado quién generó la copia en papel, y se evita que queden pilas de papel
en la impresora que luego nadie reclama y que son material para los curiosos”
-, deberían ser las medidas mínimas de seguridad a implementar en cualquier
impresora de oficina.
Beneficios
del documento digital
Partiendo
de los beneficios ya mencionados en cuanto a la transformación de un documento
en papel hacia un documento digital, como son la incorporación al ecosistema de
Seguridad de la Información digital, y poder dotar a los documentos de las
características requeridas por la ISO 27.001; se consiguen una serie de
beneficios adicionales que son importante destacar, como ser:
Mejora
la accesibilidad permitiendo acceder a la información desde cualquier lugar, de
manera simultánea; cumpliendo con las medidas de seguridad apropiadas.
Incrementa
la seguridad, ya que la copia digital es respaldada, dificultando que el
documento se “pierda”. Si el documento tiene información sensible, es posible
incorporar mayores medidas de seguridad, algo imposible sobre el documento en
papel.
Ahorra
tiempo y espacio, ya que el acceso de la información será más sencillo, no será
necesario desplazarse para conseguir la información necesaria – actual e
histórica -, y se elimina el espacio físico requerido para almacenar un
documento en papel.
Brinda
agilidad en la gestión diaria, permitiendo mejores tiempos de respuesta con los
clientes – mejorando su satisfacción-, disminuyendo tiempos en lo que es
búsqueda y almacenamiento de la información, y permite a las personas centrarse
en las actividades que agregan valor.
Claramente
los beneficios no terminan aquí ya que parte de la explosión de internet, Inteligencia de Negocio, la Minería de Datos,
e incluso el Big Data están basados en que la información ha pasado a tener un
formato digital. Es importante pensar, entonces, cómo hoy se restringe a la
empresa - perdiendo ventaja competitiva, agilidad, aumentando su exposición al
riesgo, etc. -cuando aún se cuenta con procesos que gestionan información
basada en documentos en papel.
¿Cómo
ayuda Ricoh a las empresas en esta transformación?
Ricoh
es líder mundial en transformación de empresas a través del manejo de su
información. Analizan procesos claves del negocio en dónde se involucran los
documentos y así convertir las transacciones comerciales en eficientes y
rentables flujos de trabajo.
Mediante
su portafolio de Soluciones Documentales contribuye a realizar mejoras
duraderas al tratamiento de documentos, para hacer las operaciones más
eficientes y finalmente aumentar los ingresos y el crecimiento. Constantemente,
Ricoh está creando nuevas soluciones, innovando con nuevos productos, mejorando
las formas de capturar la información, transformándola y gestionándola para que
la fuerza de trabajo de hoy en día pueda acceder a la información crucial que
necesita, de manera fácil y segura.
Ahora
los empleados pueden ser igual de productivos, incluso a miles de kilómetros de
sus oficinas. Es esencial para cualquier empresa permanecer competitivos en el
mundo digital, haciendo sus operaciones más eficientes para aumentar sus
ingresos y su crecimiento.
Por
ello, Ricoh transforma continuamente la forma en que la gente trabaja, a través
de la tecnología, movilizando la información que mueve tanto a la gente como a
las organizaciones. El mundo funciona con información y constantemente cambia
la forma como las personas trabajan con ella.
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