Por Ana María Ponce de León, CFO de Mendel
La inteligencia artificial dejó de ser una conversación exclusiva de los laboratorios tecnológicos, hoy ocupa un lugar en la agenda de los consejos de administración y de las áreas financieras. Sin embargo, en muchas organizaciones el debate sigue centrado en las grandes promesas: productividad, transformación digital y reducción de costos.
La verdadera prueba de valor ocurre en un
terreno menos visible: cuando un empleado paga combustible, una ejecutiva
registra un viaje de negocios o un equipo realiza una compra operativa. Es ahí
donde la tecnología demuestra si puede convertir una transacción cotidiana en
información útil, oportuna y confiable.
Pensemos en un conductor de flotilla. Tras
cargar combustible, fotografía el comprobante desde su teléfono y continúa su
jornada. Ese simple gesto puede activar un proceso capaz de recuperar
automáticamente el CFDI, validar datos, clasificar el gasto y ponerlo a
disposición del área financiera en cuestión de segundos. De esta manera, el
comprobante queda registrado, categorizado y disponible para el equipo
financiero prácticamente en tiempo real, sin esperar al cierre de mes.
Puede parecer un ajuste menor, pero no lo es. En
organizaciones con cientos o miles de transacciones, registrar un gasto cuando
ocurre, en lugar de reconstruirlo semanas después, tiene implicaciones directas
en control, cumplimiento y capacidad de decisión.
Finanzas atrapadas en la reconstrucción del
pasado
Durante años, la gestión de gastos se entendió
como una suma de tareas administrativas: solicitar comprobantes, capturar
información, revisar políticas, conciliar y corregir errores. El problema no
está en cada actividad por separado, sino en la escala que alcanzan cuando se
repiten cientos de veces.
El resultado es familiar para muchas empresas:
equipos financieros que destinan buena parte de su tiempo a perseguir
facturqas, aclarar consumos y reconstruir operaciones ya realizadas.
En Mendel hemos comprobado que la automatización
impulsada por inteligencia artificial puede ayudar a las empresas a ahorrar
hasta 150 horas mensuales en procesos manuales. Además, nuestra automatización
integral de CFDI elimina errores de captura y permite realizar conciliaciones
fiscales en tiempo real, reduciendo significativamente la carga operativa de
los equipos financieros. Sin embargo, más allá del ahorro de tiempo, creemos
que este dato pone sobre la mesa una realidad que suele pasar desapercibida:
las horas que el área de Finanzas destina a tareas repetitivas rara vez se
reflejan como un costo visible en los estados financieros
Sin embargo, sí impacta al negocio. Cada hora
invertida en buscar comprobantes es una hora menos para analizar liquidez,
anticipar riesgos, revisar márgenes o respaldar decisiones de crecimiento. Para
un CFO, recuperar ese tiempo va más allá de agilizar el cierre financiero.
Significa mejorar la calidad de las decisiones antes de que termine el mes.
El CFDI es información, no solo comprobación
En México, el CFDI suele verse principalmente
desde la óptica del cumplimiento fiscal. Pero también es una fuente valiosa de
información operativa y financiera.
Un comprobante oportuno y correctamente
clasificado permite conciliar, identificar desviaciones, aplicar políticas y
obtener una visión más precisa del gasto. Cuando llega tarde, incompleto o con
errores, Finanzas no solo enfrenta un problema administrativo; pierde
visibilidad sobre lo que ocurre en el negocio.
Por ello, automatizar no consiste únicamente en
almacenar documentos. Una solución efectiva debe acercar la calidad del dato al
momento mismo en que se realiza el consumo. Cuando la recuperación, validación
y clasificación de CFDIs ocurre de forma automatizada, las organizaciones
pueden reducir la no deducibilidad de gastos hasta un 40% o menos y
elevar los niveles de deducibilidad por encima del 90%, fortaleciendo
tanto el control financiero como el cumplimiento fiscal.
La fotografía de un comprobante en una
gasolinera puede ser el primer paso de un flujo que recupere la factura, valide
la información, asigne una categoría e identifique excepciones que requieran
intervención humana. Cuando este proceso se ejecuta de manera automatizada de
principio a fin, las áreas financieras ganan visibilidad inmediata sobre los
gastos y operan con información más completa y confiable.
Desde luego, cualquier promesa de
automatización, reducción de gastos no deducibles o mejora en los niveles de
deducibilidad debe respaldarse con evidencia verificable. La inteligencia
artificial aplicada a Finanzas no puede evaluarse únicamente por el volumen de
procesos que automatiza, sino por su capacidad para generar información
confiable, mejorar el control y liberar tiempo para actividades de mayor valor
estratégico.
En última instancia, el valor de la IA no reside
en hacer más rápido lo que antes era manual, sino en permitir que las
organizaciones tomen mejores decisiones con información de mayor calidad. Ahí
es donde una tecnología deja de ser una promesa y se convierte en una ventaja
competitiva tangible para el negocio.
*Ana
María Ponce de León Rojo es directora de Finanzas de Mendel, donde lidera la
estrategia financiera, operativa y de gestión de riesgos de la compañía. Desde
2024 juega un papel clave en la consolidación de Mendel en México, encabezando
las áreas de Finanzas, Legal y Riesgos.
Acerca de Mendel
Mendel es una plataforma líder en América Latina
para la gestión de gastos corporativos y viajes, impulsada por inteligencia
artificial. Su solución permite a las organizaciones centralizar pagos,
controlar gastos y mejorar la visibilidad financiera, simplificando operaciones
y reduciendo procesos manuales. Con presencia en México, Argentina, Chile y
Colombia, y más de 1,000 empresas clientes —incluidas FEMSA, MercadoLibre,
Arcos Dorados, KPMG y AB InBev—, Mendel lidera la transformación financiera de
la región. Para más información: https://mendel.com/es-mx/
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