Ciudad de México, 04 de noviembre de 2020 - Los costos asociados al pago de los sueldos de los colaboradores suponen el principal gasto en la mayoría de las empresas, por lo que es de vital importancia que el pago de la nómina deba ser un ejercicio que se realice de manera exacta y eficiente y que cumpla con todas las regulaciones correspondientes.
Tecnología, aliado indiscutible
Una vez entendido la importancia del proceso de nómina, se debe adecuar la tecnología con elementos que ayuden a simplificar la tarea sin perder la exactitud, ejemplo de lo anterior es la creación de dashboards que brindan información de forma proactiva, directamente al usuario y en tiempo real o listas de verificación que permiten a los usuarios configurar los pasos del procesamiento de nóminas y asignar propietarios y plazos, y no menos importantes, los asistentes virtuales, estos se adaptan al modo en que realiza la nómina para responder a las practicas únicas de cada empresa.
En el proceso de la nómina existen componentes (percepciones, deducciones e impuestos) que a la hora de ser calculados deben ser por demás precisos para procesar los pagos, también, es de suma importancia deben apegarse a la norma legal del país. La localización mexicana permite que este cumplimiento sea siempre correcto y oportuno ya que cuenta con todos los elementos que lo sustentan (tablas, factores, reglas, etc.)
Con Oracle Payroll Cloud, todo lo referente a la localización mexicana queda cubierto, además, cuenta con actualizaciones trimestrales que están en coordinación con los cambios a la ley que pudieran afectar y deben ser tomados en cuenta en la operación.
Estos son los principales componentes de la localización mexicana:
A continuación te presentamos 5 puntos a considerar para hacer más eficiente el pago de nómina con ayuda de la tecnología:
1. Disciplina y manejo de expectativas
Contar con un manejo de nómina eficiente, eficaz y preciso es una de las metas de las organizaciones, debido a que no existe ningún enfoque estándar que funcione para todos los casos, las organizaciones necesitan contar con capacidades de manejo de nómina que les brinden la flexibilidad necesaria para adaptar los procesos a las necesidades específicas de sus negocios.
2. Cumplir responsabilidades
Una vez que las empresas hayan establecido las normas de compromiso, necesitan asegurarse de que todas las partes interesadas sean informadas y cumplan sus responsabilidades. La responsabilidad debe venir acompañada de la transparencia; cada paso del proceso debe ser visible para el personal que maneja la nómina, así como para el CHRO (Director de Recursos Humanos) y el CFO (Director de Finanzas).
3. Balances y auditorías rigurosas
Los balances, las auditorías y la separación de tareas son fundamentales. Estos pasos asegurarán minimizar los porcentajes de errores y pueden ayudar a evitar pagos extraordinarios. Contar con dos o incluso con tres pares de ojos imparciales sobre los números no es un lujo, sino una necesidad para asegurar que no se tengan diferencias entre las horas trabajadas y las horas pagadas.
4. Replantear los controles y el cumplimiento en la era de la subcontratación
Debido a la importancia y la complejidad de las nóminas, muchas organizaciones están subcontratando total o parcialmente esta función. Como mínimo, la mayoría de las organizaciones subcontratan la declaración de impuestos debido a los complicados y prolongados requisitos de elaboración de informes, sin embargo, la cuestión fundamental es el control. Cuando la nómina se realiza internamente, es fácil integrar los datos en otros sistemas, segmentar y desglosarlos de diferentes formas, y hacerlos funcionar para que proporcionen valor al negocio. Por otro lado, cuando se subcontratan algunas partes de las nóminas, las organizaciones pueden disponer de tiempo libre y asegurarse de mantener el enfoque en sus prioridades empresariales.
5.
Aprovechar la tecnología
La
tecnología constituye la columna vertebral para la implementación
de mejores prácticas, esta da soporte a procesos y flujos de
trabajo, preparando tareas que necesitan realizarse en determinado
orden. Las soluciones de nómina líderes también brindan
dashboards
interactivos con flujos accionables y listas de verificación que
aseguran que el encargado de la nómina, así como los ejecutivos,
cuenten con total transparencia en todo el proceso. Las soluciones de
nómina también pueden ayudar en la capacitación, las
organizaciones pueden desplegar soluciones que guían a los nuevos
empleados a través de los procesos, instándolos a realizar las
tareas en el orden adecuado por medio de listas de verificación
automatizadas. Si un empleado tiene una pregunta, la ayuda integrada
y los materiales orientativos pueden facilitarle la respuesta, en vez
de obligar al empleado a depender de manuales o a interrumpir la
labor de un trabajador sénior.
El manejo de la nómina no constituye tareas uniformes. Las empresas de hoy deben tener en cuenta sus metas y sus prácticas culturales e industriales al decidir cuál es el mejor medio de abordarlas. Cualquiera que sea la opción que elija una organización, la correcta tecnología, junto con la adecuada solución de nóminas, asegurarán que estas se completen puntualmente, con el más alto nivel de precisión, eficiencia y eficacia.
En el momento actual, con negocios, prácticas y tecnologías cambiantes, las organizaciones necesitan modernizar sus modelos de gestión en Recursos Humanos, y Oracle ayuda a las empresas a alcanzar ese nivel de precisión, eficiencia y eficacia. Con Oracle Payroll Cloud, las empresas mitigan los riesgos de errores humanos y mejoran la seguridad.
