· Empresas pierden entre el 5 y 6% de sus
ventas anuales por fraudes y corrupción.
· Los fraudes en general se detectan 18
meses después de que ocurren.
muy
común que en México los empresarios convivan con el enemigo bajo su propio
techo y que no lo sepan. En la actualidad las empresas pierden entre el 5 y 6%
de sus ventas anuales por los crímenes financieros, fraudes y corrupción que
cometen, en el 85% de los casos, sus mismos empleados, de acuerdo a las
estadísticas de la asociación de examinadores de fraudes certificados (ACFE),
la principal organización anti-fraude en el mundo, con cerca de 75,000 miembros
en más de 150 países.
”Aunque
ninguna empresa está exenta de sufrir algún tipo de robo o fraude, las PYMES
son las más vulnerables porque en la mayoría de los casos carecen de
controles o sistemas que les permita a
los empresarios tener el control absoluto de los cobros sus clientes, de los
pagos a sus proveedores y de su inventario, explicó Ignacio Vizcaíno Tapia,
creador del sistema empresarial Crescendo y Director General de CresCloud.
De
acuerdo a los especialistas de CresCloud, estos son los casos más frecuentes de
robo o abuso por parte de los empleados, y la manera en que los empresarios lo
pueden evitar:
· Departamento de compras:
Durante
el proceso de compras puede llegar a presentarse colusión entre el comprador y
el proveedor que afectan los intereses del negocio, ya sea el precio de la
mercancía, las condiciones de pago o la necesidad real del inventario.
En
este caso, el ERP (Enterprise Resource Planning) facilita la labor de compras
de la empresa y garantiza que se tomen decisiones adecuadas para el negocio, ya
que brinda la información referente a cuándo, cuánto y qué productos se tienen
que comprar, para optimizar el inventario y evitar comprar de manera excedente.
Cabe
destacar que existen sistemas ERP, como Crescendo, que proporcionan reportes de
información referentes a “compras sospechosas” que permiten al empresario
auditar si se compraron productos de manera excedente y/o con un precio que no
cumple con los parámetros comunes.
· Departamento de ventas:
En
esta actividad, puede ocurrir que el cliente en complicidad con el empleado del
negocio lleve a cabo una venta exorbitante a través de su crédito, para luego
desaparecer sin pagar su deuda.
Para
evitar este tipo de situaciones, los especialistas de CresCloud recomiendan
contar con un sistema de información que proporcione “control de créditos”. El
sistema Crescendo, por ejemplo, genera en automático líneas de créditos
variables para cada cliente, y las aumenta o disminuye periódicamente,
dependiendo de su comportamiento de pago.
En
el área de ventas también llega a ocurrir que los empleados cambian la
dirección de cierto cliente para cargarle una compra a su línea de crédito, sin
su autorización, y entregar la mercancía a otra dirección. En estos casos el
cliente no reconoce la venta y se genera robo de mercancía y una cuenta
incobrable que provoca un problema de crédito y cobranza.
Para
evitar este tipo de robo es importante que cada usuario del sistema tenga su
propia clave de acceso con diferentes derechos de usuario, de tal forma que el
sistema registre qué usuario realiza cada cambio y que sólo algunas personas
puedan modificar la información.
Cabe
destacar que aunado a todos los controles que ofrecen los ERP, es importante
que los empleados tengan estipulados políticas y procedimientos de seguridad
que los prepare para evitar situaciones de fraude.
Como
el caso de una empresa en la cual un cliente quiere pagar su compra con un
cheque certificado, en viernes a última hora y le urge recibir la mercancía;
este hecho es síntoma de la presencia de un intento de fraude, debido a que la
autenticidad del cheque no se puede corroborar hasta el lunes. Y es común que
los vendedores lleven a cabo esta venta, por el hecho de cumplir sus cuotas y
ganar su comisión.
· Departamento de Cobranza:
En
este proceso llega a ocurrir que el encargado de esta área no reporta todas las
cobranzas, sobre todo las cuentas de mayor antigüedad de pagos pendientes.
Ante
esta situación, se recomienda que el ERP de la empresa sea capaz de enviar de
manera automática, tanto a la empresa como al cliente, un mensaje que reporte
dicho pago.
“Sin
lugar a dudas, alinear y sincronizar la operación de una empresa con un sistema
empresarial garantiza el éxito del negocio” finalizó Ignacio Vizcaíno Tapia.
+++
