Por: Ezequiel Pardo, LATAM Head of Transformation and Data Management Products, SNP Group
La actividad de fusiones, adquisiciones y desinversiones no para de crecer en la región, y con ella también crecen las mesas de due diligence donde se decide, documento por documento, qué información pasa a la nueva entidad y cuál se queda atrás. En esas conversaciones, tanto técnicas como de negocio, notamos que casi todas las preguntas giran alrededor de un mismo sistema: el ERP. Pocas veces alguien se pregunta qué pasa con todo lo que vive fuera de él.
Esa omisión tiene un costo que muchas organizaciones descubren tarde. Los proyectos de carve-out y separación de negocios suelen concentrarse en los datos estructurados de SAP, porque son los que se pueden auditar, migrar y validar con relativa facilidad. Sin embargo, buena parte del conocimiento que realmente permite operar un negocio —contratos, acuerdos de confidencialidad, legajos de personal, instrucciones de trabajo, documentación de procesos— vive en SharePoint, OpenText, unidades de red y otros repositorios que casi nunca entran en el alcance formal del proyecto.
El problema no es menor: cerca del 80% de los datos de una empresa son no estructurados y crecen entre tres y cuatro veces más rápido que los datos estructurados. Y aunque esta información es, cada vez más, la base sobre la que se construyen las capacidades de inteligencia artificial, apenas el 14% de las organizaciones considera que sus datos están realmente preparados para eso. Es decir, el activo que más rápido crece es también el que menos se gobierna, justo en el momento en que más cuidado exige.
En la práctica, vemos que las empresas resuelven esto de tres maneras, y ninguna funciona bien. Algunas optan por no transferir nada de esa documentación, y la entidad separada termina operando sin información esencial. Otras transfieren todo sin revisión, y terminan exponiendo datos sensibles, regulados o que ni siquiera correspondían al perímetro del acuerdo. Y las que intentan decidir manualmente, documento por documento, se enfrentan a revisiones legales interminables, costos que escalan rápido y resultados inconsistentes cuando el volumen se cuenta en millones de archivos.
Ese último punto es el que más nos preocupa, porque no es solo un problema de eficiencia: es un riesgo de negocio. La falta de visibilidad sobre quién es dueño de cada documento, qué tan sensible es y a qué entidad pertenece realmente puede derivar en errores de asignación, filtraciones de información confidencial o, en el peor de los casos, en una representación incorrecta del alcance de lo que se está vendiendo o separando. Y cuando ese trabajo se posterga hasta las etapas finales del proyecto, la documentación deja de ser un detalle administrativo y se convierte en el cuello de botella que pone en riesgo el Day 1, la fecha en la que la entidad separada debe empezar a operar de forma independiente.
Es común escuchar que esto ya está resuelto porque la empresa cuenta con SharePoint, OpenText o algún otro repositorio documental. Pero tener dónde guardar los documentos no es lo mismo que saber cuáles de esos millones de archivos pertenecen efectivamente al negocio que se separa, quién puede acceder a ellos y qué riesgo regulatorio o comercial conllevan. Ese es precisamente el trabajo que los equipos legales y de negocio terminan haciendo a mano, con planillas de Excel, cuando debería resolverse con clasificación automatizada y trazable desde el inicio del proyecto.
Por eso creemos que la conversación sobre carve-outs necesita ampliarse. No alcanza con preguntar cómo se migran los datos de SAP; hay que preguntar cómo se identifica, clasifica y vincula al negocio toda la información que queda fuera de ese perímetro, combinando inteligencia artificial capaz de entender contenido y contexto con la experiencia de separación que ya existe en este tipo de proyectos.
Hacerlo bien no solo reduce el riesgo de cumplimiento. También acelera el proceso, porque reemplaza revisiones manuales lentas por un análisis a escala que cubre millones de documentos en paralelo, y le da a las partes involucradas una base de evidencia real para decidir el alcance de la separación, en lugar de hacerlo por supuestos.
Las empresas que empiecen a tratar la documentación no estructurada como parte del alcance del carve-out desde el primer día van a llegar a su Day 1 con menos sorpresas y más certeza sobre lo que realmente se está separando. Y, más allá de cualquier proyecto puntual, también van a ser las que consigan que el valor negociado en la operación se sostenga una vez que el acuerdo ya esté firmado.
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