La manufacturera de cables del Grupo Xignux redujo el tiempo de comprobación de gastos de viaje de casi tres horas a 25 minutos por reporte con la implementación de SAP Concur.
La adopción de SAP Concur se enmarca en la migración de Viakable a SAP S/4HANA, priorizando una integración nativa bajo el principio de Clean Core.
Tras el éxito de la fase de viajes, Viakable amplió el alcance de la plataforma a reembolsos generales, extendiendo la gobernanza del gasto a toda la operación.
La compañía fortalece la vinculación académica mediante hackatones, experiencias prácticas y alianzas con instituciones educativas.
CIUDAD DE MÉXICO — 18 de junio de 2026 — Viakable, división de energía del Grupo Xignux especializada en la fabricación de cables de baja, media y alta tensión, estandarizó la gestión de viajes y gastos corporativos en todas las empresas de su división mediante la implementación de SAP Concur. Con operaciones de producción en múltiples localidades de México y Estados Unidos, la compañía pasó de un sistema con 25 años de antigüedad a una plataforma digital que unifica políticas, acelera aprobaciones y ofrece trazabilidad completa del gasto.
Una operación distribuida con necesidad de control unificado
Viakable opera plantas de manufactura en distintos puntos de México y Estados Unidos, con equipos comerciales, de producción e ingeniería que viajan de forma recurrente para atender proyectos, alianzas con proveedores y relaciones con clientes. Antes de SAP Concur, cada empresa de la división manejaba sus propias políticas de viaje, lo que generaba inconsistencias en los procesos, falta de visibilidad centralizada y tiempos de aprobación que dependían de que los autorizadores estuvieran conectados a la VPN corporativa en horario de oficina.
La comprobación de gastos era completamente manual. Los empleados que viajaban al extranjero durante semanas para proyectos de instalación debían conservar cada comprobante físico, calcular conversiones de moneda a mano y entregar documentación al regresar. La pérdida de tickets era frecuente, y obtener facturas fiscales de conceptos como casetas de autopista resultaba particularmente tedioso por la cantidad de datos requeridos para facturar cada recibo individual.
Integración nativa con SAP y gestión del cambio como eje del proyecto
La decisión de adoptar SAP Concur se tomó en el contexto de la migración de Viakable a SAP S/4HANA. La compañía buscó una solución nativa que cumpliera con el principio de Clean Core, y otras divisiones del Grupo Xignux ya operaban con la plataforma. Hoy, Viakable utiliza Travel and Expense, Request, Intelligence, Web Services con eCapture, Configuration Services, Essential Care y ExpenseIt.
La gestión del cambio fue el eje central del proyecto. El equipo de transformación digital involucró a las direcciones de cada área desde el inicio, quienes respaldaron la adopción ante sus equipos. Un mes antes del arranque, se lanzaron comunicaciones internas que generaron expectativa. Se diseñaron demos diferenciadas por área: comercial, manufactura, producción. Y durante el hypercare, el acompañamiento fue presencial, con soporte cara a cara para cada usuario con dudas. Además, se creó un repositorio en SharePoint con tutoriales, preguntas frecuentes y contactos de soporte para nuevos colaboradores.
De tres horas a 25 minutos por comprobación
El impacto en tiempos fue inmediato. Un usuario experimentado que antes tardaba entre dos horas y media y tres horas en completar la comprobación de un viaje de cinco días lo hizo en 25 minutos en su primer uso de SAP Concur, sin conocimiento previo de la herramienta. Las aprobaciones, que antes tomaban días por depender de la conexión VPN, ahora se resuelven en minutos desde una notificación en el celular. La integración de eCapture eliminó el problema de los comprobantes perdidos: el empleado toma una fotografía del ticket, la envía por WhatsApp al bot y el sistema recupera automáticamente la factura fiscal y la inyecta en Concur con la razón social correcta.
“La experiencia de Viakable demuestra que cuando la estandarización de políticas y la eficiencia operativa se integran en una sola plataforma, el beneficio no se queda en el área financiera: llega directamente al día a día de cada colaborador. Que un usuario pueda resolver su comprobación de gastos desde el celular mientras sigue atendiendo a sus clientes es exactamente el tipo de valor que SAP Concur busca generar”, señaló Erick Dubon, Senior Value Advisor de SAP Concur.
Tras el éxito de la primera fase enfocada en viajes, las gerencias de Viakable solicitaron extender la plataforma a reembolsos generales, abarcando comidas de trabajo, compras de materiales y otros gastos operativos. La segunda fase se implementó con mayor agilidad gracias a la experiencia acumulada y a que los usuarios ya dominaban el flujo de comprobación. Con SAP Concur integrado a su ecosistema SAP S/4HANA, Viakable consolida una gestión del gasto unificada, trazable y alineada a las políticas corporativas en toda su división.
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Acerca de SAP
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