Las
PyMEs que manejan la gestión de recursos humanos, internamente tienden a
descuidar las tareas importantes del día a día necesarias para
administrar un negocio exitoso. Tener que cubrir diferentes actividades
puede generar problemas de cumplimiento y peor aún, a enfocarse en
cuestiones administrativas y perder la oportunidad de aportar valor real
al negocio. Un
estudio reciente(1) indica que el 36% de los reclutadores consideran
que se aceleró la transformación digital, el 47% considera que sólo
sucede en ciertas áreas, mientras el 13% que se mantiene en el mismo
ritmo.
Factorial, empresa orientada a mejorar la gestión de las empresas y los empleados,
señala que la automatización de los procesos de RRHH ayuda a asegurar
los mejores talentos, crear un proceso de incorporación más sólido,
mejorar la retención de empleados, elevar los beneficios de los
empleados, lidiar con menos problemas de cumplimientos regulatorios,
ahorrar tiempo y permitir a los responsables de área a enfocarse en
cuestiones de valor real para las empresas.
Lo
cierto es que hoy en día, la automatización en RR.HH otorga grandes
ventajas para las organizaciones como el ahorro de tiempo y dinero, y
elimina el error humano, empoderando a los empleados para gestionar la
comunicación interna, el registro de asistencia y vacaciones, además de
que simplifica los procesos al hacerlos más sencillos y más eficientes;
desafortunadamente, la mayoría de las empresas no conoce aún estos
beneficios. Un estudio(2) demuestra que el 46% de los responsables de
diversas empresas en RR.HH no habían escuchado hablar de los procesos de
automatización, mientras que tan sólo el 2.6% reconoció con suma
satisfacción que ocupan soluciones, optimizando así muchos de los
procesos que se realizan.
Por
otro lado, datos recientes(3) demuestran que más del 50% de los
empleados que trabajan con la ayuda de un software de automatización de
procesos, economizan alrededor de 20 horas al mes en procesamiento de
datos, así como en tareas repetitivas.
“La
automatización no sólo ayuda a que las áreas de Recursos Humanos
aporten valor a los negocios, también facilita la centralización y
diseminación de información valiosa que de otra forma, quedaría sólo en
manos del responsable del área y sin posibilidad de capitalizarse”, comenta Rodrigo Manjarrez, Director Regional para LATAM de Factorial: “Por otro lado, el cumplimiento de normas es fundamental, un informe
demuestra que el 30% de las empresas no validan los formularios de
impuestos en absoluto, mientras que el 45% lo hacen manualmente, lo que
puede caer en errores humanos. Por lo que soluciones que automaticen los
procesos también sirven para el cumplimento de las normas de manera más
ágil y en menor tiempo”.
La
gestión del talento está trasladando sus prioridades a vigilar y
fomentar el bienestar laboral, pero ¿cómo se puede hacer esto si hay que
destinar horas y recursos a tareas de gestión y organización?
Automatizando alguno de los procesos con un software para gestión de
capital humano:
Control de horario
Si
se traslada el reloj checador a una plataforma digital, la información
de entradas y salidas se resume en un mismo lugar, sin necesidad de
exportar datos de una aplicación a otra.
Ausencias y vacaciones
Al
confiar en una plataforma que se encargue de esta tarea, se traslada la
responsabilidad a los empleados. Con esto, serán ellos quienes
gestionen sus ausencias y vacaciones de forma directa, sin tener que
recurrir a formularios, solicitudes y reuniones.
Gestión de nóminas
Un software
de recursos humanos para empresas, permite recoger la información de
cada empleado. Si se utiliza la misma plataforma, se tendrá la
información de contratación, salidas y la nómina en el mismo lugar. De
esta manera, cualquier cambio realizado en nóminas se verá reflejado
fácilmente y de manera rápida.
Procesos de reclutamiento
6% de las empresas utilizan la IA para la contratación en un alto grado,
por lo que los procesos de reclutamiento también son una de las
dinámicas que exigen horas de trabajo y recursos. Al momento de filtrar
para llevar a cabo entrevistas, automatizando este proceso se crea un
canal directo por donde pasen los candidatos que cumplan unos requisitos
mínimos.
Onboarding y offboarding de empleados
Por
otra parte, si bien la integración de nuevos trabajadores a una empresa
es un momento vital para la experiencia del empleado, también cuenta
con dinámicas repetitivas y manuales. Automatizar este proceso, logra
que los empleados tengan la información que necesitan al momento de
entrar.
Evaluaciones de rendimiento y desempeño
Trabajar
con personas significa tener que realizar un seguimiento de su
evolución. Sobre todo, para ver si encajan o no en el puesto de trabajo.
Al automatizar encuestas y pruebas de evaluación, se puede recibir la
información directamente sin tener que realizar gestiones diarias.
Asimismo,
es posible recopilar la información obtenida, junto a otro tipo de
datos igual de valiosos. De esta manera, se complementa información de
desempeño con su actividad laboral.
Otros procesos de Recursos Humanos para automatizar
Automatizar
las formaciones y capacitaciones facilita el acceso a estas dinámicas
beneficiando la imagen corporativa con los empleados.
Garantizar
una formación constante y que no requiera traslados o trámites
complicados puede ser decisivo para retener el talento o aumentar el
compromiso del talento humano.
Por otra parte, al ser automatizado el control de gastos, se evita tareas que puedan verse afectadas por errores humanos.
Al
automatizar los procesos del sistema de administración de recursos
humanos, no solo se ahorra tiempo y recursos, sino que se potencia
también otros aspectos de las empresas. La automatización de los
recursos humanos reduce la cantidad de trabajo, aumenta la calidad de
los beneficios de los empleados y, con ello, permite atraer a los
mejores talentos al tiempo de mantenerlos enfocados en tareas valiosas
en lugar del trabajo administrativo.
“Con
dichas herramientas de gestión de capital humano, las PyMEs ganan
en cultura empresarial, comunicación, confianza y rendimiento frente a
su equipo. Empoderar a los empleados con información siempre actualizada
permite tomar las mejores decisiones para las estrategias de negocio”, finalizó Manjarrez.
1Estudio de la AIMX y OCCMundial
2Future for Work Institute
3WorkMarket
Acerca
de Factorial
Factorial
es una empresa de software que automatiza la gestión de RR.HH. de
pequeñas y medianas empresas, además permite administrar la
plantilla de trabajadores, compaginando calendarios y facilitando el
control de horarios y la gestión de nóminas. Todas estas tareas se
centralizan en una única plataforma en la nube permitiendo que la
gestión de RR.HH sea más eficiente. www.factorial.mx.
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