Ciudad de México, 21 de diciembre de 2016
– Uno de los principales retos que los
usuarios de impresoras o multifuncionales de oficina y hogar tienen, es
mantener sus equipos o soluciones de impresión en buen estado. Es por ello que,
tanto fabricantes como equipos TI recomiendan hacer un buen uso de sus equipos
de impresión en la oficina.
Aunque los multifuncionales e impresoras no
requieren de una atención excesiva para su cuidado, si demandan algunos
cuidados especiales para trabajar bien y hacer que su vida útil se prolongue
durante mucho más tiempo, y que no se sufra algún contratiempo en el momento
que más lo necesitemos, de lo contrario, se puede perder calidad en impresiones
y la funcionalidad del equipo puede acortarse.
Por ejemplo, muchas de las multifuncionales
de Xerox, como la WorkCentre 6515, ayudan a aumentar la productividad de las
pequeñas y medianas empresa hasta en un 30%, ahorrar la cantidad de energía y
reducir costos de papel, sin embargo, un mal cuidado del equipo o la falta de
mantenimiento puede afectar severamente el trabajo de los usuarios.
Por ello, hay que tener en cuenta una serie
de consejos para conservar los equipos de impresión tan funcionales como desde
su primer uso y extender su vida promedio.
Mantenimiento preventivo: como su nombre lo
indica, se realiza para prevenir posibles problemas de impresión, mala calidad
o fallas en los componentes electrónicos del equipo. Un mantenimiento completo
consiste en la limpieza general del dispositivo, calibración y prueba de
cabezales, revisión de tóner o cartuchos, pruebas de impresión y, reemplazo de
piezas dañadas. Dependiendo de su uso será la periodicidad con la que se
necesite el mantenimiento. Esto es, de uso rudo como en las empresas lo
recomendable es hacerlo cada 3 meses; uso medio (oficinas) cada 6 meses, y de
poco uso (hogar) una vez al año.
Limpieza: la limpieza de una impresora es
vital tanto nivel interno como externo. Al igual que cualquier otro dispositivo
electrónico necesita de un cuidado regular, del que forman parte las revisiones
periódicas, el cambio de piezas por impresiones o la limpieza de los cartuchos.
Esto permitirá que el polvo o la suciedad no afecten la calidad de impresión,
así como el posible atasco de hojas. Del mismo modo, se recomienda la limpieza
del entorno donde se instala el dispositivo para evitar que afecte el tóner y
produzca impresiones sucias y poco claras.
Capacitación del usuario: en muchas de las
ocasiones las respuestas a los problemas de los equipos de impresión están en
los manuales del producto, por lo que se recomienda leerlo antes de consultar a
un técnico. Sin embargo, los nuevos equipos de impresión y multifuncionales
cuentan con nuevas herramientas y tecnologías para lo cual los usuarios deben
recibir una capacitación para su correcto uso y potencializar así su trabajo en
la oficina, empresa u hogar. Los proveedores de impresión brindan cursos de
capacitación a los usuarios cuando se realiza una compra o renta de algún
equipo.
Consumibles originales: aunque en el mercado
cada vez hay más opciones de “marca blanca”, las pruebas a ciegas demuestran
que los consumibles originales del fabricante ayudan a prolongar la vida de los
equipos de impresión. La utilización de consumibles falsos cancela la garantía
de los productos y daña severamente el sistema de impresión, obteniendo
resultados negativos en el proceso final. De esta forma, recomendar tanto
cartuchos como tóner de primera es un buen consejo para mantener a salvo los
equipos y evitar daño, malas impresiones o desaprovechamiento del consumible.
Lo barato cuesta caro.
Cuidado en seguridad: es importante también,
mantener la protección activa en las impresoras, sobre todo en las
multifuncionales que ahora brindan tecnología en los flujos y procesos de
trabajo con conectividad Wifi, en los que la información se guarda en la nube,
dando la posibilidad de que cualquier persona o cibercriminal pueda robar datos
o desconfigurar el equipo.
La mayoría de las fallas de los equipos de
impresión y multifuncionales se debe al mal uso de éstos y no realmente por
defectos de fábrica. Es por ello que, el objetivo de la práctica o seguimiento
de estos consejos es que los dispositivos funcionen de manera adecuada, tengan
una vida útil más prolongada, que jamás fallen en los momentos con más carga de
trabajo, y que respondan a las exigencias de los usuarios.
Finalmente, siempre es importante acercarte a
un proveedor experto en tecnología para oficinas que tienen planes de servicios
administrados de impresión hechos a la medida, y que tienen altos estándares de
calidad y servicio al cliente.
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